LØRN Case #C1140
Tilsynsreisen
I denne episoden av #LØRN snakker Silvija med Mathieu Veulemans, seksjonsleder i produkttilsyn i Miljødirektoratet. Episoden er en del av serien vi har med Miljødirektoratet og går i dybden på hvordan vi forbedre helheten i arbeidsprosessen med brukerens behov. I samtalen går vi inn på digitalisering av tilsynsprosessen som en lang reise fra å forstå hvor skoene trykker, til å utvikle arbeidsstøtte for brukeroppgaver. Mathieu og Silvija diskuterer hvordan Miljødirektoratet bruker smidig utviklingsmetodikk og hvordan de samarbeider med eksterne ressurser og kunnskap utviklere. Vi lærer også hvorfor det er viktig at digitale systemer støtter medarbeidere, og ikke at medarbeidere må støtte de digitale systemer.

Matheiu Veulemans

Seksjonsleder

Miljødirektoratet

"Det jeg egentlig brenner for er effektivisering"

Varighet: 34 min

LYTTE

Ta quiz og få læringsbevis

0.00

Du må være medlem for å ta quiz

Ferdig med quiz?

Besvar refleksjonsoppgave

NULL

NULL

Vis mer
Tema: Bærekraft og sirkularitet
Organisasjon: Miljødirektoratet
Perspektiv: Offentlig sektor
Dato: 220113
Sted: OSLO
Vert: Silvija Seres

Dette er hva du vil lære:


Steg for steg i digitalisering av tilsynsprosessen Betydning av smidig utvikling
Viktighet av rett kompetanse og pågangsmot i utviklingsreisen

Mer læring:

Å lese nyhetssaker om kontrollresultater, da får du et bilde av det vi driver med, og lar deg inspirere til å være en del av teamet vårt.

Del denne Casen

Din neste LØRNing

Din neste LØRNing

Din neste LØRNing

Dette er LØRN Cases

En LØRN CASE er en kort og praktisk, lett og morsom, innovasjonshistorie. Den er fortalt på 30 minutter, er samtalebasert, og virker like bra som podkast, video eller tekst. Lytt og lær der det passer deg best! Vi dekker 15 tematiske områder om teknologi, innovasjon og ledelse, og 10 perspektiver som gründer, forsker etc. På denne siden kan du lytte, se eller lese gratis, men vi anbefaler deg å registrere deg, slik at vi kan lage personaliserte læringsstier for nettopp deg. 

Vi vil gjerne hjelpe deg komme i gang og fortsette å drive med livslang læring.

En LØRN CASE er en kort og praktisk, lett og morsom, innovasjonshistorie. Den er fortalt på 30 minutter, er samtalebasert, og virker like bra som podkast, video eller tekst. Lytt og lær der det passer deg best! Vi dekker 15 tematiske områder om teknologi, innovasjon og ledelse, og 10 perspektiver som gründer, forsker etc. På denne siden kan du lytte, se eller lese gratis, men vi anbefaler deg å registrere deg, slik at vi kan lage personaliserte læringsstier for nettopp deg. Vi vil gjerne hjelpe deg komme i gang og fortsette å drive med livslang læring.

Vis

Flere caser i samme tema

More Cases in the same topic

#C0323
Bærekraft og sirkularitet

Anders Gundersen

Founder og CEO

Sensonomic

#C0326
Bærekraft og sirkularitet

Bent Sondre Nielsen

Gründer og CEO

Spot on Shop

#C0351
Bærekraft og sirkularitet

Bendik Walderhaug

Markedsrådgiver

Too Good To Go

Utskrift av samtalen: Tilsynsreisen

Velkommen til Lørn.Tech - en læringsdugnad om teknologi og samfunn med Silvija Seres og venner.

 

Silvija Seres: Hei og velkommen til Lørn kunnskaps serie i samarbeid med Miljødirektoratet. Jeg er Silvija Seres og gjesten min i dag er Mathieu Veulemans som er seksjonsleder i produkt tilsyn i Miljødirektoratet. Velkommen Mathieu!

 

Mathieu Veulemans: Takk skal du ha!

 

Silvija: Jeg skal introdusere deg og dagens tema om et lite øyeblikk, men bare sånn kort introduksjon til serien først. Dette er den tredje av totalt åtte samtaler som vi digitalt produserer med de flinke folkene i Miljødirektoratet for å diskutere tre ting. Det første er hvordan digitalisering påvirker deres arbeid og skaper nye muligheter for enda mer spennende miljøer relatert tilsyn og utvikling. Det andre er hvordan dere internt kan bruke livslang læring til å lære fra hverandre om deres konkrete prosjekter, og dermed kanskje inspireres til nye ting underveis. Og det siste er hvordan dette eventuelt kan også påvirke folk eksternt i forhold til å melde seg på spennende innovasjonspartnerskap der dere sitter på noen av de både med spennende data og med spennende problemstillinger innenfor bærekraft på nasjonalt perspektiv i Norge. Så det vi skal snakke om i dag, Mathieu skal få lov til å forklare i litt større detalj om et øyeblikk. Men min forståelse er at vi skal snakke om tre hovedperspektiver. Det første er digitalisering av tilsyns prosessen og hva det betyr fra et miljøperspektiv. Det andre er hvordan bruker de Lean? Hvordan bruker dere Lean og Agile - smidig utvikling internt, og hvordan dere samarbeider også med eksterne ressurser og kunnskaps utvikler? Det bli vårt tredje punkt. Høres det greit ut?

 

Mathieu: Det høres greit ut.

 

Silvija: Veldig bra, da starter vi egentlig vår samtale, alltid med å be gjesten introdusere seg. Så mitt spørsmål til deg nå er hvem er Mathieu og hvorfor brenner han for digitalisering og bærekraft?

 

Mathieu: Jo, så jeg heter Mathieu Veulemans og jobber i Miljødirektoratet som seksjonsleder for den seksjonen som kontrollerer varer som kommer til Norge opp mot miljø regelverket. Og jeg har jobbet mye med tilsyn før jeg kom til Miljødirektoratet. Litt tilfeldig, men sånn er det med livet, men synes det er et spennende felt. Og det jeg egentlig brenner for er egentlig effektivisering. At vi skal gjøre ting på en effektiv måte, slik at vi kan ha ressurser til å gjøre utviklingsoppgaver eller kompetanseheving. Så det er det å søke etter å jobbe effektivt som på måte har bragt meg til å se nærmere på muligheter for digitalisering.

 

Silvija: Jeg må spørre deg. Vi har snakket med Agnes fra Miljødirektoratet om hva er det med Miljødirektoratet og flinke franskmenn?

 

Mathieu: Tja. Vi er i hvert fall fire som jeg vet om.

 

Silvija: Spennende oppgaver da?

 

Mathieu: Det er veldig spennende oppgaver og en veldig spennende organisasjon. Så ja, vi er kanskje fem franskmenn ut av 700 ansatte.

 

Silvija: Og snakker perfekt norsk alle sammen.

 

Mathieu: Ja, men med en fransk aksent som vi ikke klarer å bli kvitt.

 

Silvija: Jeg blir ikke ikke kvitt min ungarske aksent heller, og jeg har bestemt meg for at det er en del av brandet. Det er helt ok. Men du har studert jus, Mathieu?

 

Mathieu: Ja.

 

Silvija: Og nå jobber du med digitalisering og bærekraft. Fortell litt om den reisen også.

 

Mathieu: Jo, og fordi jeg alltid vært samfunnsinteressert, og da tenkte jeg at jus var et bra studie. Og så har jeg jobbet med jus i Belgia, og så flyttet jeg til Norge fordi min kone er norsk. Ganske klassisk historie. Og så har jeg da jobbet for de offentlige siden jeg flyttet til Norge og jobbet jo med jus. Mye mer med tilsyn og så etterpå egentlig mer å følge med hva som skjer der ute. Igjen, det er det søker om at vi skal bruke ressursene våre riktig. Vi skal ikke bruke tid på administrative oppgaver eller registreringer som ikke gir verdi. Vi skal gjøre jobben slik at vi kan få mye mer ut av de dataene som vi har. Gjøre mer analyse og mer av det som gjør at vi kan bli bedre. Og det er på en måte den reisen som har bragt meg til digitalisering da.

 

Silvija: Ja, jeg har lyst å spørre deg litt om dette franske perspektivet. Utenlandske innvandrer perspektivet. For det jeg lurer på er om folk i Norge innser hvor utrolig spennende oppgaver offentlig sektor i Norge har nå. Og det har noe med en sånn unik miks av ressurser som er tilgjengelig til å jobbe med ting, og egentlig et pågangsmot i offentlig sektor som jeg tror er litt unik på verdensbasis. Så du det kanskje litt ekstra godt?

 

Mathieu: Det som er med innvandreres perspektiv er at du ser ting fra utenfra og du ser at i Norge er man ganske i fronten med digitalisering. Når du ser Altinn og alle disse løsningene. Kontakten med det offentlig er faktisk veldig digitalisert sammenlignet med andre land og sammenlignet med Belgia hvor jeg komme fra. De er komme seg dit, men Norge var der allerede på et tidligere tidspunkt. Og så er det krevende prosjekter. Når du snakker om ting utenfra, det som har vært for meg er at jeg kom til Miljødirektoratet fra utsiden. Ledet den seksjon med tilsyn og så at de hadde en prosess, og jeg trodde det var enighet i seksjonene om at prosessen ikke være bra nok. Det var mange registreringer, og det var egentlig medarbeidere som støttet systemet, ikke systemet som støttet medarbeidere. Og da er det er greit at du har en ekstern som kommer inn og rister litt opp i tingene og sier dette er ikke bra nok. Det må vi gjøre noe med.

 

Silvija: Av og til er det lettere å si det også når man kommer fra utsiden, og det merker jeg også i forhold til meg. Litt sånn outside-in kjærlig blikk til Norge.

 

Mathieu: Definitivt.

 

Silvija: Men Mathieu, du driver også med maling og lesing. Men kanskje jeg ikke skal gå så alt for dypt i det temaet?

 

Mathieu: Nei, men jeg liker å bli inspirert og derfor liker jeg å lese også liker jeg å skape. Så derfor maler jeg i tillegg. Og jeg tror det er innovasjon i digitalisering i bruk av ny teknologi. Det er rom for å bruke kreativitet og for at du skal kunne skape noe som skal ha en verdi. En annen verdi enn kunst, men det skal ha en verdi for de offentlig og for samfunnet. Og det er det som gjør det egentlig veldig spennende.

 

Silvija: Veldig, veldig bra. Men du, fortell oss litt om dette med tilsyn rundt import eller innkjøp, eller hvordan definerer man det? Og hva er det man skal overvåke?

 

Mathieu: Jo, så hvis noen importerer og selger produkter eller kjemikalier i Norge må de forholde seg til et regelverk, og det er det vi gjør, vi kontrollerer at de etterlever regelverket. Det er spennende. Vi har tilgang til import data fra Tolletaten, og så får vi vite hvem som importerer hva. Og så har vi et sett av risiko kriterier som hjelper oss til å velge ut virksomhetene som vi skal kontrollere. Også etterpå besøker vi virksomhetene og sjekker om de har et kvalitetssystem for å sørge for at det de etterlever regelverket. Og så tar vi stikkprøvekontroll av de varene, og nå er det veldig mye med netthandel. Mye av handelen som er fysisk nå flytter seg over til netthandel, og da igjen bruker vi ny teknologi. Vi holder på sammen med en konsulent å bygge en søkerobot som søker nettet og automatisk etter noen kriterier, og som gjør at vi kan plukke ut mistenkelig annonser og mistenksomme produkter. Igjen det er for at medarbeidere ikke skal brukes sin tid til å manuelt gå på Google og søke, gjør manuelle søk. Da prøver vi å bruke ny teknologi for automatisere denne prosessen, og det er en søkerobot som søker for oss. Og så kan vi bruke spisskompetansen til å følge opp de sakene og de funnene som søker-roboten har funnet for oss.

 

Silvija: Men, kjernen i det vi gjør her, ikke sant? Vi skal overvåke innholdet i de produktene som kommer til Norge. Vi skal se etter farlige komponenter og det som er viktig her er at prosessen blir forbedret og digitalisert. Jeg likte veldig godt formuleringen din - sånn at ikke dere og forbrukere skal måtte være der for å støtte prosessen, men at prosessen skal være der for å støtte deres behov.

 

Mathieu: Jo, fordi gjennom regulerte prosesser så har vi rutiner som beskriver steg for steg hvordan vi skal gjør prosessen. Men vi hadde et system i Miljødirektoratet som var egentlig en database som er egentlig gull. Du har veldig mye informasjon i databasen. Men det var slik at når du fører tilsyn, inspektørene gjorde tilsyn og de skrev en rapport. Også lastet de opp rapporten som PDF i den databasen, og så måtte de registrere informasjon i databasen. Og våre tanker da for å forbedre prosessen var at en - det er medarbeidere, de inspektørene, de fyller egentlig ut data i en database som produserer dokumenter for dem, slik at vi egentlig har en mye bedre datakvalitet fordi du må registrere data inn i systemet for å få ut et dokument. Og to, når du har direkte tilgang til dataene, kan du gjøre mye mer analyse, så det være en del av av det digitaliseringsprosjekter som vi hadde. Også nå å får medarbeidere også - vi har gått fra å ha bare en database til å ha et saksbehandlingssystem som skal støtte medarbeidere hele veien, og før var det medarbeidere som tenkte på at okey, dette var registrert i databasen. Dette var registrert som varsler for å sende purringer. Og nå har vi snudd. Det er systemet som hjelper medarbeider til å ha oversikt over det de må ha oversikt over.

 

Silvija: Så det er en forenklet arbeidsprosess, og det er også en sikrere arbeidsprosess kanskje?

 

Mathieu: Jepp, det vil vi si.

 

Silvija: Hva kan vi si mer om data som dere samler? For vi snakker veldig mye om hva data er det nye verdiskapende og den nye oljen. Men ofte er vi litt lite konkrete, så kan de dataene vise oss hvor det skjer systemisk overtramp eller noe som vi bør være litt mer bevisste på som forbrukere? Eller hva kan man bruke data til?

 

Mathieu: For oss som tilsynsmyndighet er egentlig den databasen for å ta et eksempel som ikke er for produktivt syn, men for industri tilsyn er at i den databasen har vi oversikt over alle tillatelsene som er gitt til virksomheter som forurenser og som får lov fra oss til å forurense innen en viss grense. Og så har du i tillegg da de resultatene fra kontrollene. Også har vi egentlig et automatisk system for å velge ut virksomheter som er basert på de dataene som er i den databasen, både fra tillatelse, men også fra resultatene fra fra tilsyn. Så det er en del av det. Og så for det andre ønsker vi å se om tilsynet har en effekt da. Og hvordan da disse dataene som vi har kan hjelpe oss å si noe om effekten av vårt arbeid over tid.

 

Silvija: Så det er egentlig den siste kommentaren din, hvor du sier at det er tidslinjene og tidsseriene som kanskje blir det mest spennende her? Og se om de blir bedre både for å oppdage ting, men også kanskje for å ha renere import eller produkter eller produksjon?

 

Mathieu: Og egentlig at vi bruker våre ressurser på den beste mulige måten for å være målrettet. Så hvis vi vet at her er det egentlig en situasjon som virker bra basert på våre erfaring fra tilsyns. Da kan vi da bruker de ressursene hvor vi egentlig har oppdaget at her går det galt. Her har utviklingen gått dårlig, og da må vi sette av med ressurser. Så vi bruker de offentlige ressursene på en bedre måte.

 

Silvija: Så det hjelper også hvis jeg forstår deg riktig å være litt mer effektiv på avvikshåndtering hvor man kan da fokusere på de 5% til 10%  av tilfeller hvor det er noe kritisk som foregår, også ha automatikk på de gjenværende 90%?

 

Mathieu: I hvert fall at vi skal kunne drive risikobasert, da. At vi virkelig setter ressursene der risikoen er. Og for de andre kan det hende at kartlegging eller overvåking av situasjon er nok, men at vi bruker tilsyn, myndighetsutøvelse der det trengs mest.

 

Silvija: Så overvåking, kartlegging og tilsyn. Men man snakker også veldig mye om gevinstrealisering, ikke sant? Og hvis man skulle tenke noen form for gevinstrealisering av det arbeidet dere gjør, hva blir det?

 

Mathieu: Det er både kvantitative og kvalitative gevinster som det heter. Og kvalitativ er at vi har først et mye bedre datagrunnlag ved at du går fra dokumentproduksjon til dataproduksjon. Det er en klar fordel, og så etterpå har du mange ringvirkninger med det, men det mulighet for å analysere for å koble de datasettene med andre type datasett og få til å få et bedre bilde av situasjon. Og målrette ressursene enda bedre, det er en del av det. Også i det systemet som vi bygd og tilbake til tilsynet med varer. Det systemet som vi hadde tidligere ga oss ikke mulighet til å registrere informasjon om tilsyn med varer på en god måte. Men nå har vi fått det på plass. Det vi kaller en vare modul i det systemet. Også en: få vi mye bedre data, men to: vi kan da koble vår database til Europeiske databaser som trenger den informasjonen fra oss.

 

Silvija: Det er veldig spennende perspektiv, fordi dere kan da være både en bidragsyter og en kunde av disse internasjonale større systemer?

 

Mathieu: Ikke sant? Og når du tenker vare og import er  det en mer globalisert marked. Et produkt som selges i Norge kan også selges i Sverige, i Ungarn, i Belgia - hvor jeg kommer fra. Og det er viktig at det er summen av innsatsen fra alle myndighetene i Europa som kan gjøre en forskjell, og der er det viktig at vi ikke kontrollerer de samme produktene. Og da er det å utveksle informasjon med andre myndigheter i Europa en nøkkel for at vi da igjen bruker ressursene vår riktig. Og med den vare modulen som vi har fått til nå, har vi da klart å koble vår nettsystem,  vårt nye system til den europeiske plattformen som trenger informasjon fra oss. Så igjen vi bruker ikke tid til å punche inn data i to ulike databaser. Det overfører for oss automatisk. Og det er en stor gevinst.

 

Silvija: Du snakker egentlig om to ting her. Det ene er evner til integrasjon med andre systemer, men det andre er også standardisering på data modellene. For hadde ikke vi hatt tilsvarende datamodeller som disse andre landene, så ville det fortsatt vært umulig å samkjøre dette. Og der har Norge tidligere vist ganske spennende eksempler på å være en pioner i standardiseringsarbeidet. Er det noe lignende eksempler i deres bransje?

 

Mathieu: I forhold til datamodell..

 

Silvija: Eller er det definert av EU?

 

Mathieu: Jo, fordi den datamodellen har vi egentlig gjort omvendt i dette tilfellet. Det var en datamodell fra EU som er basert på regelverket vedtatt av EU, hvor det er et sett avvik som EU har bestemt og som vi skal rapportere på. Så det er mer at det vi har tilpasset vårt system til det EU trenger, slik at vi ikke bruker tid for å gjøre manuelle registreringer.

 

Silvija: Men dette har også bredere konsekvenser. Jeg tenker at det er kanskje et år siden jeg har vært på en konferanse innenfor byggebransjen hvor det var et veldig spennende tema rundt materialvalg og hvordan dataene om materialer og deres egenskaper har blitt standardisert. Og det finnes verktøy som gjør at du kan få et slags bærekrafts regnskap for materialene dine og sånt. Og der er det vel også noe form for tilsvarende standarder som påvirker?

 

Mathieu: Det har vært veldig mye med building smart og de trengte å standardisere det. Og det er egentlig det EU gjør med å sette standarder og krav for alle europeiske land. Så den standardiserings tankegangen er i EU og vår jobb er når det lages regelverket, at vi sørger for at våre innspill fra Norge er tatt med inn i regelverket. Slik at de viktig innsynene er tatt hensyn til og det er også vårt bidrag til harmonisering da.

 

Silvija: Veldig spennende. Hvis vi oppsummerer så langt, så har dere vært med på en innovativ digitalisering av en eksisterende prosess hvor dere da har gått fra dokumentproduksjon til dataproduksjon. Dere har snudd fokus fra at medarbeidere må tilpasse seg systemet til at systemet støtter medarbeidere. Og det tredje er at dette gir dere enorme nye analysemuligheter og dermed også utviklingsmuligheter på basis av de nye dataene. Jeg har lyst å snakke litt med deg nå om selve innovasjonsprosessen rundt dette her. Det er ikke alltid enkelt å gjennomføre grunnleggende arbeidsprosess endringer i offentlig sektor. Hva var suksessfaktorer her?

 

Mathieu: Det kan være mange. Men som du sier for oss gjorde vi litt pionerarbeid. Jeg tror det var første gang vi satte i gang en litt mer systematisk prosess for å digitalisere en arbeidsprosess. Og jeg tenkte at det som du trenger med deg er suksessfaktorer som du spurte om. Du må ha riktig kompetanse med deg i prosessen. Det er sånn basic team arbeid, men du skal ha riktig kompetanse i ditt team. Og så tenker jeg du trenger også pågangsmot. Særlig når det er pionerarbeid. Du må ha målet i sikte og så gå gjennom alle de ulike fasene. Og så er det en fase som ikke er så morsomme eller du møter litt motstand. Og det er viktig å ha mot hele veien for å komme i mål med med løsningen. Med prosessen.

 

Silvija: Hvordan får man med seg folkene? For dette er er også en kulturell endring. Hva tenker du fungerte bra?

 

Mathieu: Det som fungerte bra er at vi hadde tilgang til ressurser på tvers av organisasjon, og det er bra. Og så gjorde vi at siden vi var pionér - det er noen ulemper fordi du har ikke de rigger som du tenker man kan ha i andre prosesser som er blitt kjørt flere ganger, men samtidig kan du også jobbe litt med ditt prosjekt og ha litt frihet til å jobbe med prosessen. Og prosessen for oss er både smidig og ikke alltid så smidig. Men det var veldig spennende å starte med å kartlegge hvordan man jobber. Den kartleggings biten er viktig. Og når du tenker du må få til en endring, og det er når du har kartlagt prosessen og du få det visualisert, du får det på papir. Det er lett og først få frem at vi har behov for å forenkle. To, det er lettere med visualisering og se hvilken grep kan man ta? Og det er lettere når du har fått kartlagt og visualiserte det og kan vise det til medarbeidere. Okey, det er denne retningen vi ønsker å ta. Hva tenker dere? Fordi dette er en endring og digitalisering skaper en endring.

 

Silvija: Og det er som du sier visualisering av målbildet. Selv om man ikke vet nøyaktig hvordan veien dit er, så er det litt viktig at man er enige om at dette er nyttig og hvorfor vi gjør det. Jo, vi gjør det fordi prosessen fungerer, ikke i skala sånn som den er i dag og så videre. Men det som det som ofte er et problem her Mathieu, er kontrollsystemene på jobben. Vi er vant til å måle effektivitet ut i fra de forrige arbeidsprosesser. Vi er vant til å budsjettere ut i fra den forrige arbeidsprosessen. Så jeg syns det er utrolig fint at dere fikk både tilgang til ressurser på tvers av siloer, men også noe rom i budsjett og i tid til å kunne gjøre denne prosessen. Hvordan fikk dere lov til det?

 

Mathieu: Det er der man skal argumentere og få frem de gevinstene som er med den digitalisering nå når du har kommet i mål. Dette er de gevinstene som er og da må man tåle de kostnadene som går med det da, og sette av ressurser til det. Så det er en investering, og den investering må forankres opp i linjen at man skal bruke tid på det. Og så må jeg bare si at vi er vært heldig i den forstand - eller ikke heldig, men vi ser muligheter, også nå pandemien traff. Den påvirket oss veldig mye fordi vi kan ikke gå ut å gjennomføre tilsyn når det er midt i pandemien og samfunnet er stengt. Vi bærer fullt opp alvorlige hendelser, men ikke alt, og da fikk vi skapt et rom for å bruke det i digitaliseringen. Prosessen for å gå fra den kartleggingen vi hadde gjort til den konseptfasen som vi ble enige om til da. Et produkt til gjennomføring av fase, hvor vi jobbet med utviklere for å utvikle løsningen.

 

Silvija: Så jeg har lyst til å prøve å oppsummere. Dere har innført denne semi-automatiserte digitaliserte - men enda viktigere restrukturert prosessen for en tidligere arbeidsoppgave på en smidig måte. Og det som er veldig viktige suksessfaktorer der var at dere tenkte tverrfaglig. Dere fikk lov til å se muligheter og utnytte de mulighetene. Det har vært støttet av ledelsen, og det er noen sånne grunnleggende steg i forhold til at dere hadde den tankegangen om smidighet helt fra starten, og dere hadde kost-nytte tankegang også helt fra starten, så sørget dere for arkitektur og for konsept helt fra starten. Er det sånn noenlunde oppsummert?

 

Mathieu: Det er egentlig det perfekte bildet, men det var ikke alltid sånn. Det som er med det smidig konseptet, den må på en måtte være definert fra starten av i prosjektet. Vi startet med vårt lille biltilsyn som egentlig brukte en database, men som mange andre fagseksjoner brukte. Og vi gjorde den kartleggingen. Det var fint. Vi satt en retning fint, og så måtte vi velge konsept. Hvilke konsept skal vi bruke. Og i den konseptfasen må man passe på at de løsningene som man skal endre, det er noen folk som er lagde de. Det er folk som har eierskap til disse løsningene, og det er en del psykologi å jobbe med konsept og den konseptfasen var veldig mye for å utfordre organisasjonen. Er det riktig konsept det som dere har tenkt så langt? Men når vi kom til gjennomføring, så kunne vi tenkt mye mer smidig, og det er fordi smidig konseptet kom litt senere i prosessen vår. Vi startet i 2018, og smidig tankegang kom i 2020. Og når den er der, når man sier at man skal jobbe smidig må vi ta alle konsekvensene. Så når en konsulent sier okey, vi skal tegne den i prosessen. Dere kan tenke på alt dere kan få. Og så prioriterer vi det, det er ikke nødvendigvis smidig. Det er bedre å være egentlig realistisk fra starten av. Og tenke at det er dette som er minimumsløsning, vi går for det. Og så ikke nedprioritere ting man har brukt tid til å skissere. For meg gir ikke det stor mening. Den store meningen er at dette er en MVP som blir dette, da går vi for det. Også kan vi etterpå ha andre ønsker, men de kommer i andre rekke og vi trenger ikke å bruke tiden nå på å spesifisere de behovene.

 

Silvija: Jeg vet ikke om alle vet hva smidig er og hvordan det funker. Men hvis man skulle forklart det på en setning, så tenker jeg at man må definere et slags konsept, denne her MVP - minimum valuable product. Hva er det minste vi må bygge for å kunne bevise det vi prøver å gjøre her. Og så må man dele elefanten i biter og sørge for at man lærer fra hver bit før man går til neste. Er det sånn noenlunde sånn du tenker?

 

Mathieu: Jepp, det synes jeg er en veldig god beskrivelse, men da tenker den smidigheten må være forankret i alle ledd i prosjektet for at vi skal komme til det smidige produktet. Og det er en kontinuerlig utvikling etter det. Og det er fint fordi ting endrer seg. Fremtiden endrer seg, og det er fint å være fleksibel og tenke at vi skal tilpasse oss det, og det, og det. Og bygge opp videre på den minimumsløsningen. Og da tenker jeg for å gjøre det til en smidig prosess er det veldig viktig at vi er god til å styre konsulentene som er her for å bistå oss. Det er fort å tenkte at de er eksperter og at deres ord veier tyngst. Men ikke nødvendigvis. Vi sitter med kompetanse på det vi ønsker å ha, og da tenker jeg vi må stå for det, og vi må styre det i den retningen som vi har skissert som minimumsløsning, som smidig utvikling.

 

Silvija: Ja, du, her kunne vi snakket egentlig om ganske mye mer, men vi har cirka fire minutter igjen, og jeg har lyst å spørre deg om to ting. Det ene er i de interne kamper og psykologi som skal være på plass for å komme godt frem med dette her. Det andre er dette med viktigheten av riktig kompetanse og pågangsmot, og kanskje også litt bevissthet rundt eksterne ressurser. Hva er dine beste råd?

 

Mathieu: Det var mange, så eksterne ressurser - for å bare å ta den siste de nevnte, eksterne ressurser er bra å ha folk som matchet som prosesser, men man må alltid tilpasse sin ekspertise fra konsulenter til vårt behov. Og være tydelig på at vi kjører det på den måten. Og for å gjøre dette må du også ha den interne kompetansen. Du må ha kompetanse internt sånn som dem som har på en måte en pondus, da. Som også kan veilede internt slik at vi har et mye bedre balanse. Jeg skulle si maktforhold mellom konsulent og kunden.

 

Silvija: Jeg må bare skyte inn. Det er et sitat fra en som heter Torbjørn Larsen som var IT sjef i Nav for en stund siden, og er en av mine største helter innenfor digitalisering i offentlig sektor. Han jobbet veldig mye med å innføre Lean blant annet i Nav. Og han sier at selvfølgelig må du kjøpe eksterne tjenester. Men du må ha peiling for å kunne kjøpe peiling. Du må ha intern bestillerkompetanse og styringskompetanse. Eller så klarer du ikke å utvikle deg videre forbi det prosjektet.

 

Mathieu: Jepp, absolutt. Han har oppsummert det i setning det jeg prøvde å si til deg nå, så tenker jeg at det er viktig at arkitektur er på plass. Og det er også intern kompetanse tenker jeg, som er mest kunnskap om organisasjon, om hva vi driver med som kan da lage en god arkitektur. Og når du har det på plass, tenker jeg, og du definerte det som er smidig. Da tenker jeg veien er lettere for å komme til den løsningen. Og hvis du skal da riste opp i ting, og det er vanlig at folk har overskap til sin løsning. Da handler om psykologi og man må tenke at du vil bruke litt tid på det. Og at det er noe du må håndtere i et prosjekt.

 

Silvija: Jeg tenker at dette her med at teamet drar dette sammen, at ikke det blir bare individuelt. Også overgang fra pionerer til team og så hele organisasjon. Kanskje du kan bare si et par setninger om det. Hvordan gikk det til?

 

Mathieu: Faktisk synes jeg det gikk overraskende bra fordi vi startet med kartleggingen, kikket videre og hvor vi ønsket oss. Og når vi var på konseptfasen, da så vi at vi brukte tid på det, men at det var for utfordrende for organisasjon. Og da tenkte man at okey, her har de kanskje en grunn til å ha et større prosjekt som fatter alle seksjonene som bruker den database som vi ønsker å gjøre om. Det er ved å utfordre organisasjonen at de har sett behovet for å lage et større prosjekt, som da omfatter da alle fagseksjonene. Og sånn skal det være fordi vi jobber ikke  i silo. Vi jobber på en måte på tvers og bruker de samme systemene. Så det førte til en veldig bra gevinst eller en forankring om at her trenger vi et større prosjekt for å digitalisere egentlig alle prosessene som har noen avhengigheter sammen.

 

Silvija: Mathieu, takk for en utrolig inspirerende og lærerik samtale om prosessinnovasjon og prosessutvikling innenfor digitalisering av arbeidsprosesser i Miljødirektoratet. Takk!

 

Mathieu: Værsågod, ha det bra!

 

Du har nå lyttet til en podcast fra Lørn.Tech - en læringsdugnad om teknologi og samfunn. Nå kan du også få et læring sertifikat for å ha lyttet til denne podcasten på vårt online universitet Lørn.University 

 

Quiz for Case #C1140

Du må være Medlem for å dokumentere din læring med å ta quiz 

Allerede Medlem? Logg inn her:

Du må være Medlem for å kunne skrive svar på refleksjonsspørsmål

Allerede Medlem? Logg inn her: