LØRN Case #C1163
Fra ringpermer til et digitalt system 
Denne episoden er en del av Lørns samarbeid med Bamble Kommune. I denne episoden hører vi mer om innføringen av et nytt kvalitetssystem i Bamble kommune og lærer mer om resultatet av dette tiltaket. Kunnskap rundt tematikken er det prosjektleder, Rune Hagøy, og daglig leder i Compilo, John Tonheim som står for. Samtalen er ledet av Silvija Seres og belyser hvorfor og hvordan vi utfører en internkontroll.

Rune Hagøy

Prosjektleder

Bamble kommune

John Tonheim

Dagligleder

Compilo AS

" Vi opplever at dei største utfordringene kan være at kunder ikke ser sammenhengen mellom programvare og organisasjonsarbeid. "

Dette er LØRN Cases

En LØRN CASE er en kort og praktisk, lett og morsom, innovasjonshistorie. Den er fortalt på 30 minutter, er samtalebasert, og virker like bra som podkast, video eller tekst. Lytt og lær der det passer deg best! Vi dekker 15 tematiske områder om teknologi, innovasjon og ledelse, og 10 perspektiver som gründer, forsker etc. På denne siden kan du lytte, se eller lese gratis, men vi anbefaler deg å registrere deg, slik at vi kan lage personaliserte læringsstier for nettopp deg. 

Vi vil gjerne hjelpe deg komme i gang og fortsette å drive med livslang læring.

En LØRN CASE er en kort og praktisk, lett og morsom, innovasjonshistorie. Den er fortalt på 30 minutter, er samtalebasert, og virker like bra som podkast, video eller tekst. Lytt og lær der det passer deg best! Vi dekker 15 tematiske områder om teknologi, innovasjon og ledelse, og 10 perspektiver som gründer, forsker etc. På denne siden kan du lytte, se eller lese gratis, men vi anbefaler deg å registrere deg, slik at vi kan lage personaliserte læringsstier for nettopp deg. Vi vil gjerne hjelpe deg komme i gang og fortsette å drive med livslang læring.

Vis

Velg ditt format

Varighet: 38 min

Ta quiz og få læringsbevis

Du må være medlem for å ta quiz

Ferdig med quiz?

Besvar refleksjonsoppgave

Du må være medlem for å gjøre refleksjonsoppgave.

Tema: Innovasjon i offentlig sektor
Organisasjon: Bamble kommune
Perspektiv: Offentlig sektor
Dato: 220331
Sted: VESTFOLD OG TELEMARK
Vert: SS

Dette er hva du vil lære:


Bygge kunnskap om internkontroll - Kvalitetsarbeid

Engasjere ledere - så tidlig i prosessen som mulig

Bygge arena for åpenhet, trygghet og raushet

 

Litteratur:

Rune Hagøy: Innkjøp («Logistikk og konkurransekraft», av Göran Persson og Helge Virum).

Prosjektledelse («Verdiskapende prosjektledelse, av Torgeir Skyttermoen og Anne Live Vaagaasar). Prosjektledelse («Prosjektledelse – et organisasjonsperspektiv, av Erling S. Andersen)

John Tonheim: Det finnes mye litteratur på tema, som beskriver den perfekte tilstand, ledere kan mye om det teoretiske bakteppet, overgangen fra teori til praksis i en hektisk hverdag en den beste læringen. 

En trygg leder lærer av feil, men må ha gjort feil for å lære. 

 

Del denne Casen

Din neste LØRNing

Din neste LØRNing

Din neste LØRNing

Flere caser i samme tema

#C0037
Innovasjon i offentlig sektor

Dan Sørensen

Senioradvokat

Selmer

#C0036
Innovasjon i offentlig sektor

Malcolm Langford

Professor

UiO

#C0035
Innovasjon i offentlig sektor

Merete Nygaard

Grunder

Lawbotics

Lytt #C1163

Video for Case #C1163

Tekst for Case #C1163

Velkommen til LØRN.Tech - en læringsdugnad om teknologi og samfunn med Silvija Seres og venner.

 

Silvija Seres: Hei og velkommen til en podkast i en podkastserie med LØRN og Bamble kommune. Serien dreier seg om innovasjonsprosjekter som kommunen har gjennomført og denne episoden dreier seg om hvordan Bamble kommune bruker et kvalitetssystem for å registrere avvik og kontinuerlig forbedring i utviklingen av kommunen. Vi skal lære mer om hva det betyr vi skal lære mer om hvordan reisen har gått og de som skal hjelpe oss å forstå det her i dag er Rune Hagøy som er prosjektleder og John Solheim som er daglig leder i Compello som er leverandør av systemet. Velkommen begge to. Dette her er altså en god innovasjonsprat, vi kaller det nerdeprat. Vi får se om dere er like nerdete som meg så får vi se om nerdepraten er like forståelig for alle. Særlig for ansatte i kommunen, for det vi ønsker er å formidle hvorfor digitalisering er både nødvendig og bra. Hvilke muligheter som ligger i det og hvilket innovasjonsansvar påligger både ansatte i Bamble kommune, men også borgere og innbyggere og forsåvidt hele samfunnet i den tiden vi går inn i. Dere, vi begynner alltid disse opptakene med en liten bli kjent runde. Og settingen er at dere ikke er på NRK debatt, et avisintervju eller på et foredrag, men at vi har truffet hverandre på en fest og dere skal fortelle meg litt om hvem dere er og hvorfor er det dere jobber med interessant for dere? Da kan vi starte med Rune i den rekkefølgen vi har dere i headingen også med John. Så Rune, hvem er du og hva er din mest eksentriske hobby?

 

Rune Hagøy: Ja, jeg er Rune Hagøy. Jeg er prosjektleder i Bamble. 52 år og jeg har valgt å gå en utdanningslinje med økonomi og administrasjon sånn hovedsakelig og har valgt å ta en tilleggsutdanning som går på innkjøp og forsikringsledelse, og nå til sist prosjektledelse på BI. Så det er litt om min bakgrunn. Jeg trener regelmessig og driver med friluftsaktiviteter. Jeg liker også konserter og sportsarrangement og omgås også med venner og familie. Det er litt om meg. 

 

Silvija: Da skulle jeg innledet og sagt at hos Silvija så er det ikke at jeg er en vanlig gutt fra landet. Som er det de fleste nordmenn har lyst til å si. Det er bedre å si at jeg er en veldig komplisert gutt fra Bamble kommune og liker å kjøre telemark. Men du får tenke litt mens John prater og se om du finner noe som er uvanlig. Hvem er du John?

 

John Tonheim: Ja, mitt navn er John Tonheim og jeg er daglig leder for Compello. Min interesse for dette her har en bakgrunn fra langt tilbake i tid. Etter universitetet jobbet jeg som leder i mange år og det jeg så ganske så fort var at alt henger sammen. Ansatte, måten man gjør jobben på, ledelse og utøvelse. Hvordan folk hadde det i trivsel osv, slo ut på hele bedriften. Da tenkte jeg, hvordan skal vi sette dette sammen? Det var da jeg startet å jobbe med internkontroll og kvalitet. Kjempe spennende, litt nerdete, men veldig artig å jobbe med hvis du først kommer inn i dette. Også masse, masse muligheter og du vil lære noe hele tiden. Ellers så driver jeg med trening. Jeg er jo mattematiker i bunn, litt stiv i forhold til det, men liker veldig godt det praktiske arbeidet. Så jeg trives best hvis jeg kan gå ut og lage steingjerder. Trives veldig godt ute med fysisk arbeid da får jeg koblet fra hodet og iverksatt kroppen på et helt annet vis. Passer meg perfekt.

 

Silvija: Flytte på steingjerder hvert tredje år, det kvalifiseres for meg som en eksentrisk hobby. 

 

John: Ja, men det er utrolig bra altså. Kjenne at man får bruke kroppen, det er viktig. 

 

Silvija: Du, jeg har et 400 år gammelt hus i Montenegro som trenger litt hjelp med steingjerdet så det kan hende du må komme på besøk. Hva med deg Rune, har du funnet noe litt mer eksentrisk?

 

Rune: Nei, jeg har ikke så mange helt eksentriske fritidsinteresser dessverre. Jeg er vist ikke så praktisk som John hører jeg. 

 

Silvija: Du flytter ikke på steingjerder når du først har bygget dem?

 

Rune: Nei da lar vi de være, når vi først har satt de opp.  

 

Silvija: Veldig bra. Da skal vi snakke om internkontroll og Bamble kommune. Da kan vi vel kanskje starte med deg Rune. Hva betyr det, i første omgang? Hva gjør en kommune når de sier at de gjør internkontroll? 

 

Rune: Altså en kommune de skal jo ha en internkontroll med en administrasjons virksomhet. For å sikre at lover og forskrifter følges. Det er noe av det viktigste, at de følges. Det er den øverste administrative lederen, altså kommunedirektøren det er den som er ansvarlig for at kommunen har et oppegående internt kontrollsystem. Og kommunelederen skal altså da rapportere til kommunestyret en gang i året og si noe om status på denne interne kontroll og rapportere i forhold til statlig innsyn som kommunen har har feks. Det er også sånn at kommunedirektøren skal utarbeide en beskrivelse i forhold til kommunens hovedoppgaver og målene til kommunen og organiseringen. Det er nødvendig at vi har disse her rutiner og prosedyrer på plass. Det også avdekke avvik, risikoen for avvik det er viktig og ikke minst det med dokumentere internkontroll i et format som er hensiktsmessig. 

 

Silvija: Så vise at man har kontroll og at man håndterer ting aktivt også. Avvikene kan være hull i veien eller det kan være finansielle prosedyrer eller det kan være alt i mellom også. 

 

Rune: Ja, og som du sier kan det være å evaluere over behov også må du forbedre nåværende rutiner og prosedyrer. For å stadig vekk forbedre og utvikle. Så det systemet vi har anskaffet det har forskjellige avvikskategorier og forskjellige avvikstyper innafor de fem kategoriene. 

 

Silvija: Nå kan jeg kanskje spørre John. Du har sett at dette her er et behov på tvers av veldig mange kommuner siden du bestemte deg for at det var dette problemet du skal videre med i ditt profesjonelle liv. Kan du ikke beskrive det litt fra ditt eget perspektiv. Hvordan du ser problemet og hva er disse fem kategoriene av avvik.   

 

John: Ja, jeg kan gjøre det. Altså det er rett det Rune sier. Det er den formelle delen som skal overholde lover og forskrifter. Det er litt selvsagt. Det passer et sånt type system på. Men det er nesten like viktig det å ha et system som kan videreutvikle organisasjonen. Altså forbedre tjenestene, det går til innbyggerne. Bedre skoletjenester, bedre helsetjenester, bedre tjenester i barnehage og skole. Det går på den kvalitets forbedrings delen. Så det er en sentral del for å få god effekt. Også er det det å se på sammenhengen mellom det å ta vare på ansatte. At de ansatte har et godt arbeidsmiljø, at de vet hva de skal gjøre, at de har ressurser til å gjøre det de skal og at de får mulighet til å gi beskjed om at nå er det noe som ikke funker her, dette må vi ta fatt i. Da har vi kommet til det å utvikle organisasjonen, og det er kanskje det viktigste for vår del da. 

 

Silvija: Men dette må vi koble litt sammen. For her snakker vi egentlig om et verktøy i utgangspunktet som da digitaliserer intern kontroll, avvikshåndtering og kvalitetssystemer. Også snakker du om organisasjonsutvikling og det synes jeg er en veldig spennende kobling. Så det du sier, ved å bruke riktige verktøy så kan organisasjonen ta mer ansvar og også utvikle seg raskere. Hvordan henger det sammen? 

 

John: Ja, det er helt riktig oppsummert som du sier. For det tilrettelegger og gir styringsinformasjon. Også er det opp til lederen å undre om det, og tenke hvordan har vi så mange hendelser eller avvik innenfor helse og omsorg? Hva skjer der? Er det noe vi kan forbedre, er det feil på ressurser, er det for lite ressurser, er det feil organisering? Slik at man får opp reel informasjon om drift, men da krever det ledelse. Da kreves det trygge ledere og ledere som er villig til å gå inn, og gå tett på driftproblematikken. Så jobber vi mye med det å finne kjernen til problemet. I steden for å si, ja men da gjør vi den lettvinte løsningen, og ofte den dårligste. Så da trengs det en leder som både har tid, ressurser og engasjement til å finne kilden til problemet og ta vekk den. Da får vi tryggere ansatte. 

 

Silvija: Jeg har lyst til å gi dere et eksempel fra en annen serie og en annen bakgrunn. Vi i LØRN har jobbet med et lite selskap med hundre ansatte som heter Vitari fra Drammen, Innlandet. I den serien har vi intervjuet noen av kundene deres også om tematikken er skyen, hvorfor gå til skyen? Cfo’en i den gruppen, Ida Fredriksen, hun sa hun ikke var en digitaliseringsperson i utgangspunktet, hun var en finansperson. Men allikevel gjennom å ha innført gode digitale systemer, så har vi sett at våre prosesser har blitt forbedret fordi det kom en del overraskelser når vi begynte å spore data, følge penger. Vi så at det var en del prosessfeil som ble tydeliggjort når vi klarte å finne gode digitale verktøy for prosesstyring. Jeg hører deg si noe veldig lignende John. At med et godt verktøy så får man orden på prosessene sine og dermed også ser man hvor det ikke er koblinger, hvor det er flaskehalser, hvor det hele tiden kræsjer i dette nettet. Også kan man ta en helhetlig ledelsesperspektiv og handling ut av det. 

 

John: Det er helt riktig. Det er godt oppsummert. Så vi har dekket begge deler lovkravene som Rune sier, men også den organisatoriske utviklingen av tjenester og forbedring av organisasjonen. Så det er nytte effekten hvis man virkelig vil ta nytte av dette da. Der kan man gi mange eksempler på steder hvor dette er gjort. 

 

Silvija: Da kunne jeg tenke meg egentlig at du bare forteller om de fem kategoriene av avvik først også skal vi ta et par eksempler hvor kanskje Rune kan ta det eksempelet fra Bamble, hvor dette evt anvendes også kan John du, følge på. Hva er de fem avvikskategorier? 

 

Rune: Ja, det er fem viktige avvikskategorier. Den første går på HMS- helse miljø og sikkerhet. For å ivareta de ansatte. For å sikre at de ansatte får gjort jobben sin på en god måte. Så har vi en kategori som går på tjenester, tjenesteavvik. Altså at vi ikke klarer å levere de tjenestene vi har sagt at vi skal levere. Da vil det typisk være et avvik hvor vi kan sette inn krefter og forbedre. 

 

Silvija: Typ, at barnevernet ikke har kapasitet til å gjøre det de skal gjøre? Eller eldreomsorg?

 

Rune: Ja, ikke sant. Elevene får ikke den undervisningen de skal, det er typisk tjenesteavvik. Så har vi det som går på ytre miljø som er viktig. Det går på alt av forsøpling og den delen. Også har vi det som går på organisasjon. Vi har en egen kategori som går på avvik innenfor organisasjon. Det vil typisk være avvik på økonomirutiner, det kan være avvik knyttet til saksbehandling. Også har vi gdpl og informasjonssikkerhet. Det er knyttet til hvordan håndterer vi informasjon om alle tjenestemottakere og alle ansatte på en god måte? Så det er de fem kategoriene som vi ofte bruker og som plasserer hendelsene inn i de rette kategoriene. Da kan man begynne å se på sammenhengene, og få statistikk på det. 

 

Silvija: Så måten dette ville fungert på er at hendelsene oppstår, de dokumenteres i systemet, også kan man etterhvert se data i aggregat og se hvor vi trenger forbedring. 

 

Rune: Helt riktig. 

 

Silvija: Forstår. Rune, har du noen eksempler fra kommunen hvor dette her har vært nyttig? 

 

Rune: Nå har det seg sånn at vi står i ferd med å innføre compilo. Altså vi er ikke i produksjon, men vi er i ferd med å innføre det. 

 

Silvija: Hva håper du på? 

 

Rune: Nei, altså vi har anskaffet oss et kvalitetssystem og det er klart, vi ønsker jo å ta ut effekter i forbindelse med denne anskaffelsen. Ta ut gevinster i alle steg. Bidra til læring og utvikling, ikke minst at du kan få et mer reelt bilde av avviksrapporteringen. Du kan sikre at avvik følges opp praktisk etterhvert. At det kan være lettere nå. Som John sier, du kan få bedre innsikt i hvilke tiltak som gir effekt for kommunen. Ikke minst det å øke kvaliteten på tjenester innenfor våre områder enten om det er oppvekst, velferd eller samfunn. Og at du kan redusere alvorlige ulykker og hendelser. Nå vet jeg det at Emilie og Monika kommer tilbake til mer konkrete eksempler i podcast del to, men vi kan ta feks et eksempel knyttet til legemiddelhåndtering i kommunen. Det er klart at det er viktig at våre brukere og pasienter at de får rett legemiddel til rett til og i den dosen de skal ha. Det er klart at hvis det blir avvik innenfor det området så kan man da bruke det systemet til å melde det. Også må man jo se om det er enkeltstående avvik eller er det avvik som viser en trend, at det er regelmessig. Da må kommunen sette seg ned og analysere de hendelsene som har funnet sted og ta tak i det. 

 

Silvija: Rune, det er to ting her som jeg synes er veldig spennende i det du snakker om. Det ene er forsåvidt at man tenker gevinstrealisering ganske konkret ikke sant. Dette er noe som minner meg litt om hvordan vi tenker om cyber security, helt annen tematikk, men. Det er ikke snakk om å bare telle antall avvik eller telle antall angrep. Det er hvordan teller vi kvalitetsforbedringen i organisasjonen vår? Hvordan gjør vi oss mer robuste? Hva har vi gjort på basis av de angrepene vi har oppdaget, eller avvikene vi har oppdaget for å forbedre oss. Litt som John snakket om, men det andre er også det med den systemiske tankegangen. For jeg mistenker at, hvis man begynner å tenke medisindosering feks. Så kunne man kanskje tenke seg fort smarte hjem eller det med å bo hjemme lenger, automatiserte doseringsverktøy osv. Så må man koble de som jobber i helse sammen med de som jobber i velferd med de som jobber i andre aktiviteter. Du nevnte oppvekstvelferd i samfunn ikke sant. Så veldig mange av oppgavene deres har tradisjonelt vært siviliserte når det veldig behov for koblinger på tvers, og et godt system kan hjelpe med å tenke litt mer helhetlig også. 

 

John: Ja, ikke mist. Vi ser jo det at ved å innføre en sånt type system som Compilo kvalitetssystem så får man en standarisering og det er positivt. Du får et mer brukervennlig system. Du har en funksjonalitet og det er positive effekter som brukeren setter pris på. Så det tror jeg blir veldig bra når vi kommer i gang. 

 

Silvija: Ja, standardisering tenker jeg også er et veldig viktig begrep her. Den er veldig krevende på tvers av sektorer og på tvers av siloer. Fordi det blir litt forskjellige tradisjoner, men kanskje også ulike budsjetter, og forskjellige måleparameter osv. Sånn at når dere da finner et felles språk på både hvordan man leverer prosjekter, hvordan måler man gevinstrealisering så blir det mye lettere å få til disse greiene på tvers. John, har du noen eksempler? 

 

John: Ja, det siste du sier er jo veldig viktig. For det er litt av den store utfordringen i kommunal sektor at det er litt for mye silotenking. Et veldig godt eksempel er en ledergruppe som hadde gjennomgang med ledelsen, og da var det en sjef som tok opp det i ledergruppen, at de hadde så mange avvik så det ble slitasje på de ansatte i et sykehjem. Det var en løftemaskin til å løfte opp pasienter og snu dem i senga. Den fikk de ikke inn gjennom døren. Så de ansatte måtte løfte manuelt. Da går du inn og løfter med kald rygg, så du gjør ikke noen oppvarming også fikk de skade. Også sitter resten av ledergruppa og hører på det, så sier teknisksjef at vi kan komme bort og lage en større åpning slik at du får inn den maskina. Det ble gjort. Så poenget det er at når man tar opp sånn og drøfter og diskuterer i et fora så er det andre som sitter med løsningen, men teknisk sjef ville aldri hørt om det avviket på sykehjemmet med mindre dette hadde blitt tatt opp og drøftet. Så det går på ledelse og det vi sier er at laget er en felles arena for å utvikle organisasjonen. Så det å få unngått silo, men å løfte opp og diskutere forbedringer på tvers av organisasjon, det har stor nytteeffekt. 

 

Silvija: For meg høres dette her ut som en innmari praktisk måte å innføre helhetlig digitale prosesser, men også smidige ledelsesmetoder i kommunal sektor. For det første tvinges man gjennom innsamling av data og dermed også en standardisering av dataene på tvers av siloer også innføres det diskusjonsarenaer. Møter hvor du tar dataene til deg på tvers av ledergruppa og finner kanskje noen felles løsninger. 

 

John: Ja, det er helt rett. Og det er derfor det er så viktig for oss å si at det er viktig å gjøre jobben sin, det er standarisert og levert til nesten 300 kommuner. Der har vi laget en pakkeløsning som kommunene trenger, effekten blir når ledelsen begynner å nyttiggjøre informasjon og begynner å snakke sammen. En skal unngå å kjenne det i magen, at vi har fått en hendelse på min avdeling, det må jeg holde for meg selv. Nei, løft det opp, kanskje det er andre som sitter med løsningen. Dette er det som utvikler organisasjonen. Bare for å dra en liten sammenligning, det er at en hendelse på HMS medfører gjerne et sykefravær, som fører til færre plasser på sykehus, som medfører sprekk på budsjettet. Så når man begynner å se disse sammenhengene der, at vi faktisk må jobbe med hendelsene for da forbedrer vi også økonomien og helsen og velferden til de ansatte, da føler vi på effekten. Det er det som er super spennende.

 

Silvija: Ja, også kunne men kanskje tenkt at i og med at dere er inne hos 300 kommuner, eller nesten alle av de 350 vi har. Så er det også mulighet for litt læring på tvers. Vi har gjort en veldig spennende serie om velferdsteknologi med hjelpepleiere og det vi har lært der er at kommuner er ganske innovative, men det er veldig siloisert veldig fragmentert. Alle finner opp hjulet på nytt og det å bruke dette systemet ikke bare for avvik og kritiske eller ikke kritiske hendelse, men for utvikling også helt konkret. Og om målingen av utviklingen og deling av læringen, dette ville vært en stor gave til hele kommunesektoren. 

 

John: Ja, jeg kan jo si det at vi har gjort det du sier. Vi har laget et eget community et eget samfunn for vår kommune. Der kan de møtes og diskutere og utveksle og dele informasjon gjennom eget community. Så hvis Bamble hadde lagd en veldig god prosedyre eller hendelse på pandemi så kunne vi delt det med alle andre kommuner. Så det er rett det du sier, det er veldig mye kompetanse i kommunene, men den er veldig spredt, men samlet sett er de veldig flinke. 

 

Silvija: Rune, fortell litt om perspektivet. Jeg er ikke så interessert i utrullingen eller implementasjon for jeg tenker at dette her er hygienefaktorer, men hvilke unike muligheter har en kommune som Bamble? Hva er det du tenker er annerledes med Bamble som kunne vært spesielt spennende her?  

 

Rune: Nei, altså jeg føler i forhold til community så føler jeg at kommuner rundt om i landet de er veldig positive til å dele informasjon med seg og sine erfaringer. Vi har jo hatt kontakt med andre kommuner i forbindelse med dette prosjektet her og hørt hvordan de har rigget seg og hva de har fått til og det er informasjon som vi tar med oss inn i vårt prosjekt og vår implementering sånn at man ikke må finne opp kruttet på nytt hver gang. Jeg tenker for Bambles del så er dette systemet her mye mer enn bare HMS-avvik. Som John sier, det er fire andre kategorier også, da kan man også fokusere på avviksforslag på fire andre kategorier også utover HMS. Også er det sånn at Bamble er veldig opptatt av automatiserte prosesser, det å få med en arkivintegrasjon. Det er viktig for oss at vi får mest mulig automasjon i prosessene og overføring til arkiv og historisk informasjon.

 

Silvija: Jeg har lyst til å bare understreke det du sier nå. Selv fra en liten organisasjon som LØRN, så ser vi at det har fungert bra en periode hvor vi alle visste det vi visste også bodde informasjon delvis i mailbokser. Men det å ha et ordentlig godt arkiv og arkiveringsfunksjon gjør at kunnskapsdeling skjer også veldig mye bedre på tvers av avdelinger, men også på generasjoner av ansatte og ledelse. Sånn at det er veldig mye lettere å forstå hva er det vi har gjort før, hvordan gjør vi det hos oss når nye folk kommer inn eller når folk forflytter seg mellom roller. 

 

Rune: Ja, for det er noe som kommer til å skje kontinuerlige endringer i en kommune enten i en stor eller liten. Det kan være ansatte som kommer og går, ledere kommer og går, lovverket endres, brukerne våre har skrudd opp forventningene på ulike områder og kommunene må prøve å levere på det oppdraget de har. For å gi kommunen den følelsen at Bamle kommune er en attraktiv kommune å være i, bo i og leve i. At vi leverer gode tjenester som har veldig god kvalitet. 

 

Silvija: Ja, for nå er vi i kjernen i noe som jeg kanskje brenner aller mest for. Det ene er å forstå at verden og samfunnet endres og dermed vil oppdraget til kommunene også være i kontinuerlig endring. Altså det finnes noen bestillingsbrev kommunene har fått, men fordi samfunnet endres så må man aktivt tolke oppdraget og tilpasse seg de nye kritiske behovene. Vi lever mye lenger for eksempel, hvordan endrer dette oppdraget til kommunen og helhetlig tenking. Dette går sammen med en annen oppdragsendring som er en endring og det andre er rolle. Individuell rolleendring, og her har jeg en liten historie til dere fra Spotify som jeg besøkte for et par år siden. Absolutt ikke kommunesektor, men relevant for jobbene i kommunene også. Jeg snakket med innovasjons strategisjefen der og spør hvordan får dere tak i nok folk så de vokser enormt fort? Han sier at det ikke er noe problem å få tak i nok folk, vi har et veldig sterkt brand. Problemet er å bli kvitt folk. Så spør jeg hvorfor han skal bli kvitt folk når du vokser så fort og ansetter antagelig gode folk. Han sier at vi ansetter veldig gode folk for den rollen de får, men fordi selskapet er i så rask endring vil den rollen være grunnleggende annerledes om to år. Hvis ikke de har vokst med den rollen så er ikke de den riktige personen for den jobben lenger. Det var egentlig litt da jeg tenkte at LØRN må til, vi må hjelpe folk med å vokse med jobben sin. Når jobben vokser om de liker det eller ikke vil verden endres. Men du må få med alle og du må jobbe dynamisk hele tiden med ansatte du har, og det må også alle ansatte i sektor ta innover seg. At det er ikke sånn at du har fått en jobb for livet, du har kanskje fått en stilling, men innholdet i den stillingen endres av seg selv når samfunnet endres. Hvor effektivt er du med på den endringen? Er både kommunens ansvar og individuellt ansvar. Da er egentlig spørsmålet om systemer som Compilo kan være med på å støtte denne reisen og denne endringen som alle ansatte har forran seg? Og da høres det ut, Rune, som dere i hvert fall er veldig innstilt på at dette er et innovasjons og utviklingsverktøy for dere.  

 

Rune: Ja, absolutt det vil det være. Hvis vi går litt tilbake i tid så hadde Bamble kommune et internkontrollsystem med en seks, syv, åtte ringpermer. Også gikk vi derfra til at kvalitetssystemet ble lagt ut på ansattportalen på intranettet og nå går vi da og får anskaffet et kvalitetssystem til å følge digitalisering hvor du melder avvik og forbedring digitalt og saksbehandler dette også digitalt. Så den reisen blir interessant å følge og se om vi lykkes med innføring av Compilo. Det at man må få flere moduler å spille på. Du har dokumentmodul hvor dokumenter ligger, rutiner også videre. Avviksmodul. Du har rosmodul hvor du kan ta risikos analyser. Og Compilo består også av flere moduler som man kan ta i bruk etterhvert og det vil jo utvikle Bamble kommune. I form av det verktøyet og metoden osv man får, så er det en ganske fin reise sånn sett. Og ting har kanskje ligget på litt ulike områder også, men nå får vi samlet dette her mest mulig inn i et system.

 

Silvija: Og det du beskriver er produkt og tjenesteinnovasjon som henger sammen med prosessinnovasjon som igjen henger sammen med organisasjonsutvikling. 

 

Rune: Alt henger jo sammen. Du kan ikke se på dette her islosert. Du må tenke prosess og flyt. At det har en sammenheng dette her. Det er helt riktig. 

 

Silvija: John, vi er ute på tid, men jeg har veldig lyst til å høre din reaksjon og kanskje en kommentar om suksessfaktorer. Hva skal til for at dette skal leveres så godt som mulig? 

 

John: Ja, vi har jo levert mye så vi vet hva som går bra og hva som går dårlig. Der de får ut den største effekten det er der organiseringen og endringsviljen blir satt på plass på ledernivå. Fordi systemet dekker absolutt alt så det teknologiske er jo på plass, men det er jo mye mer snakk om hvordan vil de nyttiggjøre seg informasjon og utvikle organisasjon. Så når du snakker om endringer, så har du helt rett. Kommunal sektor endrer seg, og de ansatte må endre seg. Skal du få det til så må de ansatte få lov til å bidra i endringen og de må skjønne hvorfor de endrer, og de må få tid og ressurser til å endre seg. Da er vi tilbake på ledelse igjen. Men alle svar ligger i kontollsystemet så det er en gavepakke til ledelsen hvis de vil utvikle organisasjonen. Så suksessfaktoren er at ledere begynner å se på det som et organisatorisk verktøy for utvikling og ledelse av kommunen. 

 

Silvija: Et av dine poeng i forhold til god anvendelse av disse digitale innovasjonssystemer er, ikke vent på den perfekte tilstanden, den finnes ikke. Kan ikke du utdype det med to setninger, for det er jeg veldig enig i. 

 

John: Ja, det er veldig mange som går inn i et sånt type prosjekt og har veldig datateknisk fokus og alt skal være perfekt sånn datamessig, men som alt annet endrer det seg. Så det en trodde var riktig i dag er kanskje endret i morgen. Så det å sitte og vente på den optimale løsningen om at alt skal være perfekt, det betyr at når du kommer med de løningene så har miljøet rundt deg endret seg. Så dette er et verktøy som endrer seg i takt med organisasjonen. Derfor er det viktig å komme i gang fordi endringen skjer blant de ansatte og blant ledere og det er en del av hele dynamikken i systemet. Så ikke sitt og vent på at alt skal være perfekt, kom i gang. Ta de ansatte med, få lederene med så endrer dere sammen, det er viktig. Vær tett på det som skjer, det er viktig. 

 

Silvija: Veldig bra. Helt på slutten så har jeg lyst til å spørre dere begge to. To år fra nå, hva tenker dere Bamble kommune har fått til gjennom denne prosessen. Vi kan starte med Rune også John. 

 

Rune: Nei, to år fra nå fram i tid så tenker jeg at Bamble kommune har fått implementert dette systemet og er i god driv. Også håper vi å selvfølgelig som jeg sa tidligere å dra ut de effektene i prosjektet underveis. Noen effekter kan du ta tidlig, mens andre effekter må du vente mer på. Men jeg er helt sikker på at den reisen kommer til å bli fin og at vi får en positiv opplevelse, det er jeg helt sikker på. 

 

Silvija: Hva tenker du John?

 

John: Nei, jeg tenker Bamble kan være der de vil være om to år hvis de bestemmer seg i dag for å komme dit. Det er helt opp til kommunen selv tenker jeg, for alt ligger til rette. De har både ressurser, organisering og alt det på plass, så man må bare bestemme seg for hvordan det skal være også sette seg et langsiktig mål og være trofast mot målet. At man ikke endrer mål hver førtine dag, men at man sier at om to år så skal vi ha nådd dit. Da jobber vi for det. Tar med hele organisasjonen og løfter. Også løfter man stein på stein. Så da kan de komme akkurat dit de vil. 

 

Silvija: Jeg synes det er helt utrolig fin avslutning og at det skal en ledelse til som ønsker seg en sånn reise, tør å eksponere seg ved å ville noe og der ser vi også at de er en kommune som har selv ønsket å dele innsikter innenfor to veldig spennende innovasjonsprosesser de har. Det ene er veikart for tjenesteinnovasjon i kommunesektoren som de anvender og det andre er da automatisering av kvalitetssystemer og digitalisering via Compilo. Så jeg tror at det å på en måte inspirere også alle ansatte og si at dette vil vi er en utrolig fin og viktig steg i riktig retning. Jeg sier tusen takk for deres tid for en inspirerende og lærerik samtale. 

 

Rune: Takk for det. 

 

John: Takk. 

 

Du har nå lyttet til en podcast fra LØRN.Tech - en læringsdugnad om teknologi og samfunn. Nå kan du også få et læringssertifikat for å ha lyttet til denne podcasten på vårt online universitet LØRN.University. 

 

Quiz for Case #C1163

Du må være Medlem for å dokumentere din læring med å ta quiz 

Allerede Medlem? Logg inn her:

2

C1163- Fra ringpermer til et digitalt system - med Rune Hagøy og John Tonheim

3 / 4

Hva er internkontroll?

4 / 4

Hva er én av effektene av årlig internkontroll?

Your score is

The average score is 100%

Du må være Medlem for å kunne skrive svar på refleksjonsspørsmål

Allerede Medlem? Logg inn her:

Vi bruker Cookies for å forbedre brukeropplevelsen av sidene. Les mer om personvern & cookies her