Hei og velkommen til LØRN - 1500 lærings historier fra de beste fremtids tenkerne og skaperne. På LØRN.tech kan du lytte, se eller lese alt innhold gratis, men registrer deg for å få tilgang til personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer.

Tale Skjølsvik: Hei og velkommen til LØRN og denne serien vi lager sammen med NKI. Serien samler forskjellige samtaler innen temaer fra NKI sine, nettstudier og kurs. Jeg heter Tale Skjølsvik. I dag skal vi snakke om planlegging, rolleavklaring og definering av prosjekter. Og jeg er utrolig heldig å være her sammen med Julie Thue Lind fra Essa Consulting, og Fredrik Steen Hagen som er student hos NKI. Velkommen til dere begge! Hvorfor er egentlig tidlig fase i prosjekter så viktig? Julie, har du noen tanker om det?

Julie Thue Lind: Ja, jeg synes jo det er det viktigste steget. Det er ofte man blir innleid som konsulent på prosjekter hvor man sier at dette er det man skal løse. Men jo mer man graver inn i essensen av prosjektet, så kommer det opp flere og flere elementer som ja, selvfølgelig, du skal vi løse det og. Men hvis man ikke går inn og definerer alt fra starten av, så får man jo en mismatch med forventningene og fra kunden. Og selvfølgelig deg. Og du vil jo levere det kunden ønsker. Så jeg har sett flere ganger i prosjekter at du begynner å stille spørsmål. Det kommer opp mer som skal løses opp og frem. Og det er veldig fint, for da tilsvarer man forventning til hverandre. Det er bedre å ta det som det første steget. Få unna alle barnesykdommene som man kan kalle det, og så begynne å jobbe.

Tale: Hva med deg, Fredrik? Hva er din erfaring og dine tanker rundt dette er med tidlig fase i prosjektet. Hvorfor er det så viktig?

Fredrik Steen Hagen: Nei, det jo viktig som Julie sier, det å identifisere prosjektet sine mål og finne ut av hva vil være suksesskriterier og kravene i prosjektet da. Og for meg så er det jo at man bare tidlig begynner å grave og spør. Ikke være for ydmyk og redd for å på en måte stille spørsmål til den interessenten eller arbeidsgiver. Heller for mye spørsmål enn for lite, så man ikke sitter å begynner å jobbe med noe eller gjør research på noe unødvendig. Men at man i tidlig fase begynner å tenke rundt noe konkret. 

Tale: Så det som er viktig, det dere begge har sagt, er det at man faktisk må tørre å grave og spørre litt, og det kommer jeg til å fortsette å gjøre. Og da har jeg lyst å spørre litt om dette her med planlegging. Hva går egentlig den planleggingen ut på? Hvordan ser det ut fra deres erfaring? Jobber dere i et Excel ark? Lager dere en liksom en Power Point? Hva ligger i den planlegging og hvordan ser på en måte formatet ut i hvordan man planlegger. Julie har du lyst til å begynne på det?

Julie: Ja, hvilket program man bruker tror jeg kommer veldig an på preferanse. Jeg begynner å planlegge først skriftlig. Det kan være alt fra Excel ark for å få opp noen strukturer, men for prosjektdeltakere og generelt mennesker når man jobber som konsulent, så er det flere som appellerer til det visuelle. Så min erfaring er at når man bruker power point og lager det visuelt, vil det fungere mye bedre enn Excel som mange får litt "ugh" av. Og masse tekst. Så jeg prøver å strukturere opp samtidig som jeg sitter med prosjekteier eller andre. Tegne opp strukturen i prosjektet. Og si er det dette vi tenker? Er det dette vi mener? Flytte noen bokser. Flytte noen strukturer. Flytte noen streker. Sånn at man er helt sikker stilt at man tenker det samme. Jo mer man har det visuelt foran seg, jo lettere er det for folk å forstå om var det dette du mente eller ikke. Så min erfaring er at Powerpoint visuelt er det som fungerer best i forhold til det å planlegge og definere og skrive samtidig som man sitter med de som ønsker definert prosjektmandat, da.

Tale: Hva med deg Fredrik når det gjelder format og sånn? Hva er din erfaring der?  

Fredrik: Jeg er helt enig. Jeg elsker å jobbe litt mer visuelt. Jeg har jo utdannelse også fra grafisk design. Så den drar jeg veldig inn i rollen som prosjektleder rollen. Så jeg bruker veldig mye Power Point og også en del InDesign. Det kommer jo selvfølgelig litt an på prosjektet da. I et litt mindre prosjekt så føler jeg mer den lekenheten og at man har litt mer tid til å bruke det mer visuelle og så videre. Der det er et stort prosjekt hvor du må være veldig organisert og prosjekter hvor du må levere til 30-50 leiligheter må jeg ofte bruke Excel for å ha god struktur på alt. Også er det jo som Julie sier at det kommer litt an på i forhold til hvem du skal vise dette til i planleggingsfasen. Er det til teamet ditt også videre eller er det til den arbeidsgiveren. Når jeg skal presentere noe til en byggherre også videre så liker jeg å holde det mer profesjonelt. De vil se tall, de vil se noe konkret. Mens når du holder på i fasen med teamet ditt eller de du jobber med så tenker jeg at da kan man holde det litt mer visuelt og lekent sånn at alle henger med og alle forstår. 

Tale: Det er jo en rekke avhengigheter i prosjekter så en ting må gjøres før man kan sette i gang med neste. Hvor viktig er det i planleggingsfasen at man får frem disse avhengighetene Julie?

Julie: Jeg tenker at jeg og ekstremt viktig. Det er jo veldig stor forskjell på prosjekter. Noen prosjekter kreves - bygg for eksempel, så må du tegne opp avhengighetene i mye større grad enn om du jobber med prosjekter som er styrt av forbedringer internt i forhold til ledelse, teamwork eller prosessforbedringer. Så er det jo en helt annen type prosjekt som ikke krever den den type prosjektstyring. Man har jo programmer som Microsoft Project som er ekstremt detaljert. Også har man andre programmer hvor du setter opp mye enklere. Men igjen, å sette opp avhengigheten er jo viktig fordi igjen er planleggingsfasen at du skal planlegge for fremtiden. Så du må jo planlegge for alt som skal skje i hvilken tid av hvem og hvordan. Så avhengigheten er like viktig i planleggingsfasen som alle andre elementene. 

Tale: Hva med dette med rolleavklaring? Hvem gjør hva og hvordan og når Fredrik? Det har du kanskje noe erfaring med at er viktig?

Fredrik: Jeg er kanskje ikke den typiske prosjektlederrollen med at jeg jobber litt med dette innenfor kjøkkenbransjen. Men det kommer an på hvis jeg har store prosjekter som jeg får tilslag på, så er det jo at jeg har folk i teamet som jeg kan bruke. Og da ser jeg litt an prosjektet jeg jobber med. Hvem er kunden? Hva er deres krav også videre. Da velger jeg nøysomt på hvem jeg ønsker å ha med i min prosjektgruppe. Hvem jeg ser på som har erfaring fra de type prosjektene, eller kanskje de har jobbet med den byggherren eller entreprenøren eller arkitekten også videre tidligere. Og da synes jeg det er veldig flott å plassere de i riktige roller sånn at de blir den beste suksessen for prosjektet. 

Tale: Så sammensetning av team og rolleavklaring er veldig sentrale deler av oppstartsfasen. Har du noe erfaring med det i forhold til rolleavklaring Julie? At det også kan være vanskelig noen ganger, kanskje?

Julie: Absolutt. Mange av prosjektene jeg vært i, så er det jo toppledelsen som har besluttet at det skal initieres et prosjekt og kommunisert i større og mindre grad egentlig hvorfor man gjør det. Så da vil jo lederne med de under seg få beskjed om at de skal bli med på et prosjekt. Men det blir aldri forklart i hvilken grad. Hvor mye tid det tar. Alle blir involvert i et prosjekt i tillegg til sin vanlige jobb, så de vet jo at de får ekstraarbeid. Men så vet ikke - så det er egentlige inngangen at de vet de får ekstra arbeid. Okay, så er det jo da å forklare og få dem med tydelig forventningsavklaring. Hva skal du gjøre innen hvilken tid og når? Er du med på dette? Er dette noe du kan se for deg? Fungerer dette for deg? Så man er helt tydelig med at jeg går ikke videre før vi har en enighet mellom oss. Du vet hvilken rolle du skal gjøre og hva du skal gjøre innen hvilken tid. Er vi enig om dette så kan vi starte prosjektet. Er vi ikke enig så starter jeg ikke opp prosjektet. Da må jeg gå tilbake og få noen andre eventuelt. Så det er veldig viktig at man tør å ta de diskusjonene fra starten av, for hvis man ikke gjør det så kommer man heller aldri ordentlig i gang. Og tanken på å være med på et prosjekt er sikkert morsomt det, men hva betyr det egentlig i praksis er vel kanskje det spørsmålet jeg sier ofte. Hva betyr det egentlig? 

Tale: Og så er dette her rundt leveranser. For man må på en måte planlegge for hva man skal levere. Har du noen tanker rundt? Hvordan kan man beskrive den leveransen? Kan man beskrive den som et utfall, noe man leverer eller er det en prosess eller hva er din erfaring med å beskrive leveransen i planleggingen så det blir veldig klart hva det er for noe?

Julie: Ja, jeg deler alltid opp etter hvilke aktiviteter som skal gjennomføres innen hvilken delprosjekter - det kommer an på hvor stort prosjektet er selvfølgelig. Men du skal alltid skrive opp hvilke aktiviteter som skal gjennomføres og hva skal bli levert. For det er to forskjellige ting. For du kan lage en prosess, men hva er utfallet. Utfallet er en prosessbeskrivelse i word som forklarer dette. Så jeg prøver alltid å skille dette med aktivitetene som skal gjennomføres, og dette er det som reelt blir levert. For jeg har sett i flere prosjekter også at i starten så mikset jeg de to. Og da blir det mismatch på slutten. Når du skal levere prosjektet så blir det sånn ja, men jeg tenkte jo at du skulle sette opp det i dette programmet? Så det er veldig viktig det igjen at hvilke aktiviteter skal gjennomføres av hvem og til hvilken tid og når. Og hva skal være utfallet? Hva skal bli levert? Det er to forskjellige ting som jeg ser veldig nytten av å splitte. 

Tale: Kjempefint å få inn i tidlig fase i prosjektet sånn at det er klart hva som faktisk kommer ut. Så prosessen er ikke leveransen. Leveransen er noe annet. Jeg kan tenke meg innenfor kjøkken Fredrik er det kanskje klart? Det skal være et kjøkken som skal stå ferdig, men man må ha masse spesifikasjoner kanskje på akkurat hvordan det skal se ut som man forholder seg til. Er det det som er leveransen eller hvordan har du pleid å tenke på det når du skal levere ting? 

Fredrik: Det er jo klart det som på en måte blir leveransen. Og i måten jeg jobber på så er det ofte langsteking prosjekter. Vi er ofte inne i nye prosjekter. Så jeg har ofte god tid i min rolle på jobb. Så det er jo det fysiske produktet man hele tiden skal passe på at man leverer. Men en type leveranse er jo også leveransen av montør, elektriker, rørlegger. Du skal ha full koll på fabrikken. Det kan være forsinkelser, det kan være ting som ikke kan produseres. Så i forhold til det så setter jeg alltid opp en prosjektplan, en milepæl plan, og hele tiden har kontroll på det. Og da igjen bruken av spesielt Excel ark. Der skal du ha koll på x antall leiligheter. Kan du få lever til de og de leilighetene med sånn og sånn? Og i dagens verden lever vi mye under bærekraft og prosjekter hvor det er mye regler. Så det er mye som skal sjekkes. 

Tale: Da virker det også som det også der er en del avhengigheter i det. Men det var det interessant for leveransen kan på måte både være at en tjeneste har blitt levert eller et produkt, så det kan være mange forskjellige ting som er en leveranse, og man bør tenke gjennom nøye i oppstartsfasen hva man egentlig skal levere. Ofte blir man veldig engasjert med å bare komme i gang med prosjektet, uten at man kanskje gjør det som du snakket om Julie, at man må man faktisk tenke over hva er det som skal komme ut av det? Hvordan kan vi måle at vi er ferdig? Det ble også viktig. Hvordan gjør man det i begynnelsen av prosjektet? Er det viktig i planleggingsfasen å faktisk få opp at nå er prosjektet ferdig. På denne måten måler vi. Julie, har du noen tanker rundt det?

Julie: Ja, ekstremt. Jeg har sett at alle prosjekter skal bare startes opp fort lykkes aldri. Og dette med at man starter et prosjekt med at man skal øke motivasjonen til de ansatte. Okey. Men hva skal bli levert ut i fra det? Hvordan skal du måle at det faktisk er blitt gjort? Så alle prosjektene - og det har jeg sagt mange ganger når jeg starter et prosjekt, så sier jeg at jeg trenger ressurser fra bedriften. Jeg trenger å stille dere spørsmål. Jeg trenger og grave mye før jeg starter opp. Så definere jeg alltid et prosjektmandat, så går jeg gjennom steg for steg for steg for steg. Hva betyr dette? Så å få en oversikt over hele prosjektet. Er vi enig eller ikke er noe som skal endres eller ikke, så alt av informasjon rundt prosjektet med hvilken tidslinje, hvem som gjør hva. Hvilke roller som fylles av hvem. Det skal jeg ha en sign-off på før jeg begynne. Og der har jeg blitt ganske streng. Fordi igjen har jeg sett at de fleste prosjektene bare skal starte sopp også begynner du å fomle bare etter kort tid fordi du vet ikke. 

Tale: Vet ikke helt hvor man skal for hva. Dere, jeg synes vi har dekket veldig mye av dette rundt planleggingsfasen i et prosjekt og egentlig i planleggingsfasen så må man egentlig ta innover seg hele prosjektet hva som kommer til å skje framover. Så det er en viktig fase. Det har dere begge snakket om tidligere. Så da gjenstår det egentlig bare å spørre dere hva er liksom den viktigste tingen som dere hver av dere har lyst til å si nå, basert på den diskusjonen vi har hatt. Kanskje vi skal begynne med deg Fredrik?

Fredrik: Jeg sitter litt igjen med en tanke om å holde fokus. I forhold til det jeg gjør er det å hele tiden tenker på hvem er det man jobber for nå, og hvem er slutt kunden. En ting er å jobbe med disse arkitektene og byggherrene i en prosess, men det er jo sluttkunden vi imponerer på en måte. Det er jo de som skal sitte igjen med et perfekt produkt som vi leverer. Så derfor er det viktig å holde god fokus gjennom hele prosessen. Man representerer jo sitt brand på en måte. 

Tale: Det er spennende. Man har også flere kunder og man må tenke leveranser i forhold til flere kunder i prosjektet. Hva med deg Julie? Hva tenker du at lytteren skal sitte igjen med etter den diskusjonen vi har hatt? 

Julie: Jeg tenker så enkelt som at i denne fasen så bygger du et fundament som man skal stå på. Man bygger ikke et hus ved å starte med vinduene. Man bygger et nytt ved å lage et fundament, og så enkelt er det i et prosjekt. Starter du med vinduene, og uten noe fundament eller noe som helst, så går det ikke. Og det er igjen en sånn sammenligning jeg gjør for å vise hvor viktig det er å definere og planlegge. Ta en tydelig rolleavklaring. Sikre seg at man er på samme side og få en sign-off før man begynner. Så fundamentet er det viktigste man kan stå på. 

Tale: Nå har vi snakket om fundamentet i prosjektet i planleggingsfasen. Jeg håper dere blir med oss i neste podkast hvor vi skal snakke mer om gjennomføring og koordinering. Da gjenstår det bare for meg å takke deg Fredrik, og deg Julie for at dere hadde en utrolig god diskusjon om dette med planlegging i prosjekter. Tusen hjertelig takk for oss. 

Takk for at du lærte med LØRN. Husk at du må registrere deg på LORN.tech for å få personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer.