LØRN Case #C1329
Gjennomføring og koordinering av prosjekter
Hvordan håndterer man det menneskelige aspektet av et prosjekt? Og hvordan optimaliserer man en prosess for å bli mest mulig strømlinjeformet? Julie Thue Lind og Fredrik Steen Hagen prosjektlederstudent hos NKI snakker i denne episoden med Tale Skjølsvik om gjennomføring og koordinering av prosjekter.

Julie Thue Lind

Daglig leder

Essa Consulting

Fredrik Steen Hagen

Prosjektlederstudent

NKI

"I et prosjekt vil det alltid være nødvendig å omstille seg underveis "

Varighet: 18 min

LYTTE

Ta quiz og få læringsbevis

0.00

Du må være medlem for å ta quiz

Ferdig med quiz?

Besvar refleksjonsoppgave

Tema: Moderne ledelse
Organisasjon: Essa Consulting
Perspektiv: Mindre bedrift
Dato: 230308
Sted: OSLO
Vert: Tale Skjølsvik

Dette er hva du vil lære:


Hva definerer et prosjekt 

Hvordan planlegge et prosjekt 

Hvordan gjennomføre et prosjekt 

Hvordan hente inn lærdommer etter gjennomført prosjekt 

Del denne Casen

Din neste LØRNing

Din neste LØRNing

Din neste LØRNing

Dette er LØRN Cases

En LØRN CASE er en kort og praktisk, lett og morsom, innovasjonshistorie. Den er fortalt på 30 minutter, er samtalebasert, og virker like bra som podkast, video eller tekst. Lytt og lær der det passer deg best! Vi dekker 15 tematiske områder om teknologi, innovasjon og ledelse, og 10 perspektiver som gründer, forsker etc. På denne siden kan du lytte, se eller lese gratis, men vi anbefaler deg å registrere deg, slik at vi kan lage personaliserte læringsstier for nettopp deg. 

Vi vil gjerne hjelpe deg komme i gang og fortsette å drive med livslang læring.

En LØRN CASE er en kort og praktisk, lett og morsom, innovasjonshistorie. Den er fortalt på 30 minutter, er samtalebasert, og virker like bra som podkast, video eller tekst. Lytt og lær der det passer deg best! Vi dekker 15 tematiske områder om teknologi, innovasjon og ledelse, og 10 perspektiver som gründer, forsker etc. På denne siden kan du lytte, se eller lese gratis, men vi anbefaler deg å registrere deg, slik at vi kan lage personaliserte læringsstier for nettopp deg. Vi vil gjerne hjelpe deg komme i gang og fortsette å drive med livslang læring.

Vis

Flere caser i samme tema

More Cases in the same topic

#C0250
Moderne ledelse

Marie Louise Sunde

Lege og gründer

HunSpanderer

#C0269
Moderne ledelse

Benth Eik

Administrerende direktør

BlockWatne

#C0313
Moderne ledelse

Petter Sveen

Country Manager

Lineducation

Utskrift av samtalen: Gjennomføring og koordinering av prosjekter

Hei og velkommen til LØRN - 1500 lærings historier fra de beste fremtids tenkerne og skaperne. På LØRN.tech kan du lytte, se eller lese alt innhold gratis, men registrer deg for å få tilgang til personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer.

 

Tale Skjølsvik: Hei og velkommen til LØRN og denne serien. Vi lager sammen med NKI. Serien samler forskjellige samtaler innen temaer fra NKI sine nettstudier og kurs. Jeg heter Tale Skjølsvik og i dag skal vi snakke om gjennomføring og koordinering av prosjekter. Vi har fått besøk av Julie Thue Lind som jobber i Essa Consulting, og Fredrik Steen Hagen som er student hos NKI. Velkommen til dere begge. Når det gjelder dette med gjennomføring av prosjekter hva er det som er viktigste i denne fasen, tenker du Julie?

 

Julie Thue Lind: Da tenker jeg at det er jo ledelses elementet og tydeligheten i kommunikasjon, men også å sette opp et prosjektstyringsverktøy som gjør at man kan samarbeid på enklest mulig måte uten å slippe mye administrativt. Det er vel kort fortalt sånn som en intro.

 

Tale: For det er jo en del administrasjon akkurat i denne fasen å få ting til å skje. Få ting til å bli gjennomført og så videre. Hva med deg, Fredrik når du hører gjennomføring? Som student jobber vi også med prosjekter, men fra et studentperspektiv. Hva tenker du er spesielt viktig, og hva lurer du på?

 

Fredrik Steen Hagen: Det er mulig jeg sa kanskje litt om det, men hva er de viktige elementene blir som i en startfase og i en gjennomføring hva er det viktigste hvis man skal plukke ut et viktig ord i denne praten. Hva er det som gjør at et prosjekt holder seg helhetlig og blir suksess? 

 

Tale: Du snakket litt om styring og ledelse Julie. Kanskje vi skal begynne der hvis det er okey? Hva er prosjektstyring? Jeg håper det også er greit for deg Fredrik at vi tar opp det temaet først? Prosjektstyring og prosjektledelse. Hva går det ut på Julie? 

 

Julie: Nei, det heter jo prosjektledelse av en så enkel grunn at jobben er å lede prosjektet mot et mål. Og i et prosjekt er det mennesker. Vi har ikke roboter. Vi har mennesker med følelser med et privatliv. Med en livssituasjon. Og med mest sannsynlig andre oppgaver. Andre jobb oppgaver. Så det viktigste her - sånn som jeg alltid har sagt, når man starter et prosjekt så er menneskene du har med deg relativt motivert. Fordi man har gjort en forventningsavklaring som gjør at man skjønner hva man skal gjøre sammen. Når man skal oppnå noe mot et mål som mest sannsynligvis gir en fordel for deg for de som er med. For det er derfor du er engasjert. Og motivasjon kommer man inn med, også dabber det av over tid. Så enkelt som at man kommer ikke umotivert til en jobb. Sånn fungerer det ikke. Så man kommer inn og kan kanskje miste litt motivasjon underveis, og da er det jo hele tiden å jobbe med menneskene sånn at man sikrer seg at motivasjonen er det. Man skjønner fortsatt hvorfor man er med. Og man kan eventuelt hjelpe til å redusere rusk underveis som gjør at man mister eventuelt motivasjonen. Og sånn er det for absolutt alle. Man har gode og dårlige dager. Og man har tider hvor det er mer å gjøre og mindre å gjøre. Det er hele tiden med den tydelige kommunikasjonen også for at man sikrer seg at menneskene rundt seg trives. Det er motiverte. Og at man felles oppnår et mål sammen. Så det er kanskje hovedsaklig dette med prosjektledelses elementet som er ekstremt viktig fordi du har jo planlagt hva du skal gjøre. Du vet hva du skal gjøre. Men så er det å gjennomføre det som er noe annet. 

 

Tale: Og det synes det er gøy bare å tenke bordet styring og ledelse for ledelse får du på måte inn det der menneske perspektivet. Men i styring så tenker man bare liksom at nå må vi gjøre det, også må vi gjøre det også blir det veldig funksjonalistisk. Men det er faktisk mennesker som står bak der og skal gjøre det. Har du noen tanker rundt dette menneskelige perspektivet i prosjektene Fredrik? Har du noen erfaringer eller opplevelser knyttet til det? 

 

Fredrik: Altså jeg tenker jo litt som det Julie forteller nå som er veldig interessant. Og det jeg har plukket veldig opp der som en viktig essens er jo egentlig det å motivere. Og som en prosjektleder, så har du mange oppgaver på deg. Du skal styre et team, du skal være en problem fikser. Du skal være en som kommuniserer og gir informasjon. Også er det veldig viktig å være fleksibel. Det er jo som vi snakker om at vi jobber jo med mennesker både i teamet sitt og i forhold til det prosjektet og de arbeidsgiverne du har der. Og det at man er medmenneskelig og at vi er forskjellige. Og du kan ha folk i teamet ditt fra forskjellige kulturer som sitter med forskjellige meninger også videre også videre. Så det å være fleksibel, men også være motiverende gjennom prosjekter som leder. Det tror jeg er veldig viktig.  

 

Julie: Jeg vil bare tilføye noe der, og det tenker jeg at som en leder, og om det er prosjekt eller leder generelt så i mitt hode så er det litt å få menneskene rundt deg til å skinne. Også i et prosjekt har du fått inn mennesker som har spesifikk kompetanse. Selv om du er prosjektleder betyr ikke det at du kan alt. Men du er så heldig å ha fått mennesker rundt deg som har god kompetanse for at prosjektet skal lykkes. Og da er det rett og slett å få dem til å skinne og få dem til å jobbe sammen som et team. At man felles jobber sammen som et team, og at man spiller på hverandre. Men å få menneskene rundt deg til å skinne og være motivert og tilrettelegge for dem er ekstremt viktig. 

 

Tale: Så kan vi kanskje ha det litt morsomt også. Man kan kanskje ha litt morsomt i prosjektene også, og gøy, men det er en sånn ganske hårfin balanse mellom dette her med fleksibilitet og det å klare å møte tidsfrister, ikke sant? Så tenker i forhold til mennesker. Hvordan tenker man på det, og hvordan får man til det Julie? Har du noen gode forslag og tanker rundt det?

 

Julie: I starten når jeg begynte med prosjektleder, så tok jeg et sånn oppstartsmøte alle sammen. Men, med erfaring så har jeg sett at det funker veldig dårlig, fordi jeg må ha et oppstartsmøte med hver enkelte for at vi sammen skal bli enige om hvilket nivå det skal legges på også tilpasses for deres situasjon. Om det er jobb eller privat. Så med erfaring blir man jo bedre. Det er det som er morsomt. Og i prosjekter møter man forskjellige bransjer, mennesker overalt. Så jeg har erfart at jeg ser bedre nytte av å ta et møte med hver enkelt og at vi blir enige om hvordan vis skal kommunisere sammen. Hvilke prosjektstyringsverktøy skal vi bruke. Hvordan skal vi bruke minst mulig tid på administrativt sånn at de får bruke tiden sin på det de faktisk er gode på. Og det har jeg sett bare i det siste prosjektet vi har nå. Så var det en som var veldig tydelig med meg. Hvis du kan fikse dette administrative så skal jeg fikse det andre essensen i hvorfor han er engasjert. Og når det er sagt, supert, takk for at du er ærlig på det. da setter vi deg opp på den måten. Men man er helt avhengig av et prosjektstyringsverktøy også for at man skal være enig om hvordan man skal jobbe sammen. 

 

Tale: Og da tenker jeg på at jeg vet at du i studentrollen din kanskje er litt opptatt av hva slags type verktøy man bruker Fredrik? Har du noen spørsmål til Julie rundt det? 

 

Fredrik: Ja, det er jo nå når man sitter og det er mye emner, bøker og fag. Har du kanskje et tips til meg som NKI student og det med prosjektledelse. Er det et digitalt verktøy i studiet perspektivet som du preferert fremfor andre for eksempel?

 

Julie: Ja, absolutt. Jeg har funnet det at endringer og generelt skal folk folk skal lære seg noe nytt er litt sånn "argh". Må jeg sette meg inn i dette? Må jeg bruke tid på dette? Man frykter jo litt endring, så jeg har brukt mange forskjellige verktøy. Og tenkt at dette var jo kjempe fancy og flott. Og her har man mange muligheter. Men igjen, hvis du skal få folk flest som kanskje ikke har så mye interesse av verktøy til å bruke systemet selv også, så må du legge deg på et nivå som er lavere for at det er lettere for teammedlemmene dine å være med å bruke det, Så jeg har gjort det så enkelt nå at jeg bruker Teams. Teams er jo en hub for teamwork. Det finnes jo uendelig med programmer som er involvert i Teams pakken. Og for selve prosjektstyringen så bruker jeg et program som heter Microsoft Planner som er ekstremt enkelt, Jeg legger opp prosjektet basert på strukturen for alle. I dette programmet legger man opp oppgaver hvor man sier hva som skal gjøres innen hvilken tid og når skal du starte med det. Også videre, Så jeg tar jeg det bryet med å lære dem opp i det programmet på 30 minutter. Det går relativt raskt. Også er det den måten vi kommuniserer sammen i prosjektet. Så du legger alt av informasjon rundt en spesifikk oppgave på en oppgave, sånn at du samler kommunikasjonen rundt den. Og i prosjektene jeg har nå så oppdaterer vi hverandre via dem. Og det er veldig tydelig hvem som gjør hva innen hvilken frist. Når skal du starte med det og når skal du være ferdig med det. Og det fine med Microsoft Planner er at det er et Microsoft produkt. Så hvis du har brukt Word, Excel, Outlook, Powerpoint. Hvis du har brukt noen av disse før, så vil du kjenne deg veldig godt igjen i programmet. Og som alt annet, det tar tid å lære seg et nytt program. Men dette går relativt raskt. 

 

Tale: Vi må jo være forsiktig med å anbefale spesielle leverandører noen ganger, men det finnes også andre typer som er litt sånn tilsvarende fra andre leverandører. Jeg hadde bare lyst til å si det. Jeg har også brukt Microsoft Planner når jeg har jobbet med studenter, og det har også fungert veldig bra. Jeg tror de har en gratispakke for litt mindre prosjekter som er en sånn start. Men det finnes tilsvarende andre verktøy også, jeg hadde bare lyst til å si det. La oss bevege oss litt inn i dette med prosjektmøter. For du sa at du hadde et oppstartsmøte med hver enkelt. Og noen ganger i prosjekter så opplever man jo at det blir veldig mange møter som tar tiden bort fra det du faktisk skal gjøre i prosjektet. Hvordan balanserer man dette med prosjektmøter og det å faktisk få gjennomført arbeidet. En balanse mellom koordinering og det å gjøre din oppgave Julie, har du noen første tanker rundt det? 

 

Julie: Ja, vi alle har jo vært i utallige møter før hvor du ikke forstår hvorfor du er der eller skal bruke tid på det. Så det tror jeg vi alle kan kjenne oss veldig godt igjen i. Jeg tenker at hvis vi ikke har noe å snakke om, så har vi ikke et møte. Så enkelt som det. Og at vi bruker et prosjektstyringsverktøy som gjør at all kommunikasjonen er samlet. Jeg skriver ukentlige statusoppdateringer i prosjektet sånn at alle er informert og jeg tar vanligvis et ukentlig statusmøte på kun 30 minutter bare for å sikrestille at informasjonen er kommunisert opp til flere ganger. Fordi vi er forskjellige, så folk liker å få kommisjonen forskjellige veier. Men jeg prøver å unngå mail i størst mulig grad fordi der opplever jeg veldig dårlige svar rett og slett. Men 30 minutter. Kanskje når mange ganger bare 15 minutter for essensen. Bare du noen spørsmål? Er det noe som er uklart. Nei, okey, flott da fortsetter vi. 

 

Tale: Hva med deg, Fredrik? Du jobber også med en del forskjellige prosjekter har jeg forstått. Hvordan balanserer du ditt arbeid. Balansen mellom det å ha koordinerende møter og det at faktisk folk får jobbet videre med sine egne oppgaver. 

 

Fredrik: For det første så synes jeg det er veldig viktig med en gang, og det er også noe jeg leser mye om nå i studier også videre med disse kanalene hvor du velger hvilken måte du kommuniserer med de i teamet ditt og generelt mennesker, men det som man ser i jobb perspektiv så er det jo om hvis du driver i oppstarten av et prosjekt, hvordan skal jeg kommunisere dette ut til de aktuelle på en måte. Og det er jo verktøy som mail, telefon, streaming også videre. Eller så er det å ta et møte som er jo det mest personlige og kanskje den letteste måten å drive kommunikasjon på. Og en lettere måte for de du informerer om å gi en tilbakemelding i forhold til å få det tydelig med en gang. Så jeg liker helst å sette meg ned personlig. Nå jobber jeg i mindre ganske små team, og vi er jo stort sett på samme arbeidsplass. Så da tar vi et felles møte. Ofte så styrer jeg et ukesmøte når vi driver med prosjekt. At man har hver tirsdag morgen klokken 9. Og litt som Julie sa, hvis man ikke har noe å ta opp så gjør man ikke det. Men jeg har prøvd det litt. Jeg vet at folk hele tiden sitter og kan være usikker på ting og har kanskje vanskelig med å si ifra om noe hvis man plages av noe. Så jeg velger å ha det møtet uansett, og tar heller oppdatering på hvor er vi nå. Også merker jeg at folk kommer med et eller annet. Sier noe de plages med eller har i problemstilling. Så igjen, kommunikasjon.  

 

Tale: Nå har vi snakket en del med gjennomføring og koordinering av prosjekter. Hvis dere skulle tenkt på en ting som lytteren skulle sittet igjen med nå etter å ha hørt denne samtalen, eller kanskje noe viktig vi ikke har dekket. Hva skulle det vært Julie?

 

Julie: Det var et godt spørsmål. Jeg tenker at det er veldig ofte man avklarer noe i forkant. For eksempel som en enkel ting som en tidsfrist. Når du skal ha utført oppgaven. Og man ser at tidskrifter ikke blir holdt, eller utsatt.  Det er noe jeg synes er veldig interessant fordi man kan se nødvendigheten av å definere hva en tidsfrist er fra starten av. Det ser jeg er det er et behov for. Så hvis en tidsfrist ikke blir overholdt, så går det utover andre mennesker og andre deler av prosjektet. Så viktigheten av tidsfrist ser jeg i forhold til gjennomføring og koordineringen. Ofte sklir de ut og er vanskelig. Så det er noe å ha i bakhodet. 

 

Tale: Er disse tidsfristen absolutte eller det litt fleksible, eller hva er de egentlig? 

 

Julie: Det er dato. Den starter og den slutter.

 

Tale: Hva med deg, Fredrick?

 

Fredrik: Nei, jeg tenker ut fra det vi snakket om gjennomføring og koordinering og det, så tenker jeg som leder når du driver med det at du er flink med oppfølging av teamet ditt. Med god oppfølging og at du viser temaet ditt, at de blir sett og enkeltpersoner i temaet, jo lettere har du også for å opprettholde disse tidsfristene. Vi er mennesker. Vi liker å se og bli sett. Så det tenker jeg og er veldig viktig at man ikke som leder bare tar den selvsikre rollen som at jeg har full kontroll liksom. Så det er viktig å gjøre oppfølging og vise at man er der. Og det er mye da som kan dukke opp underveis. Og dermed har man også bedre kontroll som leder i et prosjekt.

 

Tale: Tusen takk. Siden vi gjør podcasts så tenker jeg det også er viktig å bli hørt. Så det ønsker vi også her, at folk hører på oss. Det kommer en spennende episode til knyttet til avsluttning og rappotering i prosjekter. Men nå gjenstår det bare for oss å takke for oss herfra LØRN og NKI. Så tusen takk til dere Julie og Fredrik for en spennende samtale rundt koordinering, oppfølging, og gjennomføring av prosjekter.  


Takk for at du lærte med LØRN. Husk at du må registrere deg på LORN.tech for å få personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer. 

Quiz for Case #C1329

Du må være Medlem for å dokumentere din læring med å ta quiz 

Allerede Medlem? Logg inn her:

Du må være Medlem for å kunne skrive svar på refleksjonsspørsmål

Allerede Medlem? Logg inn her: