Hei og velkommen til LØRN - 1500 lærings historier fra de beste fremtids tenkerne og skaperne. På LØRN.tech kan du lytte, se eller lese alt innhold gratis, men registrer deg for å få tilgang til personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer.

Tale Skjølsvik: Hei og velkommen til LØRN og denne serien vi lager sammen med NKI. Serien samler forskjellige samtaler innenfor NKI sine nettstudier og kurs. Jeg heter Tale Skjølsvik og i dag skal vi snakke om rapportering og avslutning av prosjekter. Vi har fått besøk av Julie Thue Lind som jobber i Essa Consulting og Fredrik Steen Hagen som er student hos NKI. Velkommen til dere begge. Så dette handler om rapportering og avslutning av prosjekter. Når er egentlig et prosjekt slutt Julie? Er det sånn at det virkelig slutter en eller annen gang?. 

Julie Thue Lind: Ja, det er jo veldig viktig. Og igjen noe med hvorfor jeg synes det er morsomt å jobbe som prosjektledelse fordi du har disse definerte aktivitetene som skal være ferdig innen en gitt frist. Så ja, aktivitetene og aktivitetene skal være gjennomført. Leveransen skal være levert innen en gitt tidsfrist som er avklart av prosjekteier og står i prosjektmandatet. 

Tale: Så man forholder seg til det som er skrevet opp i mandatet og det er på en måte det man leverer og avslutter på når man kommer til slutten av prosjektet? Hvordan skal man rapportere dette, da? Hvordan rapporterer man og sier at nå har vi faktisk levert. Nå har vi avsluttet, Hva er din erfaring rundt det Julie? 

Julie: Det er jo veldig stor forskjell på prosjektene. Noe er det veldig tydelig leveranse på. Har du bygget et kjøkken, så har du levert et kjøkken. Andre ting som er mer service relatert kan være litt annerledes. Men i bunn og grunn så har du gjennomført aktiviteten som sikres til en leveranse. Og jeg tror her at du har en veldig tett relasjon med prosjekteier. Eier av prosjektet gjennom hele veien som er også oppdatert på fremdrift og ser selvfølgelig hvordan man nærmer seg slutten. Og hvordan du rapporterer kan jo være via en presentasjon, eller via selve leveransen som du presenterer, eller noe fysisk du også ser. Så i forhold til rapportering kan du rapportere underveis. Jeg bruker en Powerpoint som oppdateres som en prosjektbeskrivelse under hele prosjektet sånn at jeg ikke må lage en rapport på slutten. Den blir lagd underveis. Så hver gang det skjer endringer eller noe oppstår i prosjektet som skal defineres så blir det lagt i en Powerpoint som jeg kaller Bibelen hvor du finner all informasjon som er relatert i prosjektet. 

Tale: Fredrik, du har jo erfaring fra prosjekter i det virkelige livet, også tar du også prosjektledelse kurs nå på NKI. Har du noen refleksjoner rundt hvordan dette med rapportering fungerer i det virkelige liv og hvordan de omtaler dette i pensum og i pensumlitteraturen? 

Fredrik Steen Hagen: Det jeg ser i forhold til studiet så er det veldig spesifikk snakk om disse rapportene i form av skjema, da. Så det er jo litt sånn at det skal komme tydelig frem i en rapport hva er målet, hvor er vi, hva snakker vi om nå? Hvem er det til? Og hva har vi videre å jobbe med. Men jeg ser selv i arbeidslivet der jeg er så jobber jeg lite med sånn formell rapportering. Det er mye mailer rett og slett som er en slags rapportering, da. Det er bare ikke så skjema bevisst, men det er hvertfall svart på hvitt. Så det er sånn mine kunder liker å få det. Det går litt kjapt og "gæli" på en måte. 

Julie: Jeg må skyte inn en ting her på rapportering. Og det er at hvis du bruker et prosjektstyringsverktøy så lager jo rapportene seg av seg selv. Og hvis du da har fullført alle aktivitetene som står der, så er jo prosjektet fullført. Det er ikke noe mer å gjøre. Men i prosjektstyringsverktøy så har du rapporter som lagres underveis. 

Tale: Det er jo rapporter og skriftlig ting og leveranser og sånn. Også er det mange mennesker i disse prosjektene. Hvordan avslutter man prosjektet i forhold til folka som har vært med i prosjektet Julie? 

Julie: Det er et ekstremt viktig element som alt med ledelse. Og det er jo siste man ser, finish lineen. Hvordan skal man holde menneskene motivert for å fullføre? Hvilket fotavtrykk skal du sitte igjen med mot bedriften eller menneskene du jobber med er det som går på relasjonene du har rundt deg. Så der går det selvfølgelig på å holde motivasjonen oppe og se at vi har nådd målet sammen, men også feire suksess. Det er ikke akkurat sånn at når man er ferdig skal man check, check, check next. Det er ekstremt viktig å klare å feire en suksess. Vi har klart å gjennomføre innen en gitt tid. Vi har jobbet sammen som et team. Og vi har forhåpentligvis klart å oppnå et resultat som alle er fornøyd med. Så det å feire en suksess og takke menneskene og vist at du har satt pris på dem. Tiden de har brukt og benyttet i prosjektet. Og hele prosessen også. Det ser jeg på som ekstremt viktig for videre om du skal ha prosjekter eller den relasjonen videre med kunden da. 

Tale: Hvordan har du opplevd det i det prosjektet som du har jobbet med Fredrik?

Fredrik: Man kan jo velge å være litt sånn robot i et prosjekt som elder. At man gjør alt riktig, og når prosjektet er gjennomført så er det bare klapp på skulderen og nå går vi videre, eller man kan velge å være medmenneskelig. Og det jeg synes er et utrolig viktig element i forhold til å bygge videre relasjoner, så ser jeg at for min del så er det akkurat som Julie sier at det er å feire et ferdig prosjekt. Det er å få tilbakemelding fra de du har jobbet med. Ros og ris på en måte som skal hjelpe meg videre i neste prosjekt, men også det å motivere teamet ditt for å forhåpentligvis ønsker å jobbe med deg videre i andre prosjekter. Men så ser jeg også for min del så handler det om at jeg er i kontakt med underleverandører som er nevnt tidligere. Du har elektrikere, montører også videre. Og det er at de også blir sett. De har hjulpet meg i prosjektet og de har også hjulpet meg til å klare å gjennomføre det. Så det å gi de tilbakemeldinger og få tilbakemeldinger fra de er også utrolig viktig.  

Tale: Så det er et sånt mulighetsrom egentlig i avslutnigen i forhjold til mennesket både når det gjelder læring, tilbakemelding, relasjonsbygging, det er mange sånne ting som ikke bare er ferdig - nå er vi ferdig med prosjektet, nå kan vi gå videre. Det er jo litt spennende å tenke på. Har du lyst å kommentere på det Julie? 

Julie: Ja, jeg har jo det. Jeg må jo si at absolutt alle mennesker jeg møter i prosjekter - alle prosjekter jeg gjennomfører lærer jeg av og vokser på. Så jeg er veldig takknemlig for alle jeg har møtt og alle prosjektene jeg har vært involvert i, fordi jeg vokser også som prosjektleder i det. Og jeg har sett at det finnes ekstremt mange muligheter for mersalg rett og slett som prosjektleder hvis du gjør en god jobb. Og hvis kunden er fornøyd, så har du jo muligheter for nye prosjekter også.

Tale: Du har snakket litt om dette med å få prosjekter inn i linjen eller inn i business as usual Julie. Hva betyr det? Hva ligger du i det? Prosjektet er ferdig, hva skjer da? Hvordan fortsetter dette å ha en verdi? 

Julie: Prosjektet er jo initiert på grunn av at man skal oppnå noe som gir et business resultat på en eller annen måte. Men siden prosjektet har noen aktiviteter som skal gjennomføres til en hvis tid, så må du jo over i business as usual etter hvert. Så det viktigste i denne fasen når prosjektet skal avvikles er å tilrettelegge for at det som har blitt oppnådd i prosjektet skal implementeres inn i vanlig business as usual. Og da er det å sikrestille at menneskene som skal gjennomføre og lederne som skal promotere det får en opplæring, blir kommunisert og ser mulighetene rundt det sånn at med en gang prosjektet avsluttes så dør jobben som er blitt gjort. Men siden alt endrer seg konstant så må man sikrestille at det er fortsatt noen som holder i hva som har blitt levert i prosjektet. Og bruker det ikke minst for å få noe nytte ut av det i business as usual. 

Tale: Hva skjer hvis prosjektet ikke avslutter? Hva om det på en måte ikke kommer i mål? Hva kan være konsekvensene da Julie? 

Julie: Man må jo underveis sikrestille at det er hindringer, hvis det er noe som gjør at visse aktiviteter ikke klarer å bli gjennomført, så må man prøve å finne en annen løsning på det. Og jobbe litt smidig underveis og finne ut av hvordan man skal løse dette problemet som oppstår. Hvilke risikoer er det? Hvilke vendinger tar man? Så her tenker jeg at dette er noe som blir løst underveis. Og avklart med prosjekteier om  hvordan man skal håndtere det. Og at ved prosjektslutt, så vil man fortsatt være ferdig til en viss grad. Kanskje prosjektmandat har endret seg litt med form og farge underveis. Men man har fortsatt gjennomført majoriteten av prosjektet som skulle løses. 

Tale: Fredrik, fra et studentperspektiv, nå har vi snakket mye om alle fasene i prosjektet. Definert prosjekter også videre. Snakket om leveranse og avslutning. Fra et studentperspektiv, har du noen spørsmål til Julie? Hva kan vi lære av dette fra et studentperspektiv? Hva lurer du på? 

Fredrik: Vi har utrolig mange interessante samtaler og utrolig mye lærerik. Så det er mye man har kjent seg igjen i. Og jeg hører at det er veldig mye jeg skal igjennom og sikkert kommer til å lese mer om og løse problemstillinger i studiet. Men det jeg sitter igjen med nå er litt sånn siste spørsmål til Julie som er erfaren i bransjen, og det er om hun har et grunnleggende suksess kriterie på hvordan man lykkes med et prosjekt hvis man skal smi det ned litt? 

Julie: Der må jeg bare si at det finnes ekstremt mange prosjektledere. Men så finnes det kanskje færre prosjektledere som er god på det ledelses elementet og er god på å lede mennesker. Så der tror jeg at den største utfordringen er generelt, og det tar tid å lære seg. Man skal skal falle, og om man skal reise seg opp igjen når man lærer underveis, men fortsatt den evnen til å lede mennesker, sånn at det er menneskene rundt deg som gjør jobben. Det er de som skal skinne. Men du skal lede dem og tilrettelegge for at man oppnår et resultat. Og det går jo som regel via kommunikasjon. Teambuilding. Definert aktiviteter, koordinering gir rolleavklaring. Alle disse forskjellige elementene underveis, men i bunn og grunn at man skal være seg selv fordi det er dens største styrker man har. Er å være seg selv i et hav av prosjektledere. Så vær deg selv og vær motiverende. Vær nysgjerrig. Ikke vær redd for å stille spørsmål. Ikke vær redd for å falle. Fordi man lærer. Man reiser seg opp gjennom å lære av det.

Tale: Så fint. Så bra. Det er veldig lett å gå seg vill i tidsfrister og budsjetter og rammer også glemmer man at det er faktisk folk som skal nå disse tidsfristene og holde seg innenfor budsjettet. Så tusen takk for det Julie. Er det noe helt til slutt. Nå har du jo kommet med et råd, men er det noe helt til slutt? Vi har vært gjennom fire flotte episoder rundt prosjektledelse. Hva skal være rådet til lytteren nå helt på tampen fra dere to? Da begynner vi med Fredrik kanskje fra et studentperspektiv? 

Fredrik: Jeg tenker rådet er litt som det siste som Julie skjøt inn her. Å være deg selv. Det å gå inn i en lederstilling og ha ansvar for andre er ikke det samme som at man skal være ekspert og at du vet best og dette kan du. Det er å vise medfølelse, vise og se og bli sett. Det er å være god på kommunikasjon. Så vær deg selv. Sånn som meg, jeg er en uhøytidelig person. Jeg kommer alltid til å ta det med meg i uansett hvilken rolle jeg driver på med fordi det er den jeg er og det er der jeg føler jeg kommer lengst. 

Tale: Tusen takk. Fredrik, Hva med deg, Julie?

Julie: Hvis jeg går bort fra det menneskelige og ledelse igjen, så må jeg si at prosjektledelse er utrolig spennende. Du kommer inn i forskjellige bedrifter, forskjellige kulturer, forskjellige mennesker. Du har noe definert som skal leveres innen en gitt tid. Så kan du prøve noe nytt igjen. Det finnes utrolig mange muligheter i prosjektledelse med alle mulige områder å jobbe med. Om det er prosesser, teknologier, mennesker. Alt. Så det er en veldig spennende retning å gå fordi du får lært ekstremt mye med alt du eventuelt blir engasjert i.

Tale: Så møter du veldig mange forskjellige felt, men du har liksom en kompetanse som er liksom generell på tvers som er veldig anvendbar i veldig mange forskjellige settinger som gjør at du kan lære utrolig mange forskjellige ting. Jeg synes det var en veldig flott oppsummering på denne podkast rekken hvor vi har snakket om prosjekter, prosjektledelse, gjennomføring, koordinering, avslutning, planlegging. Vi har vært innom mange temaer knyttet til prosjektledelse og prosjekt. Så da gjenstår det bare fra oss her i LØRN i samarbeid med NKI å takke for oss. Tusen hjertelig takk til deg Julie og deg Fredrik for morsomme og inspirerende samtaler. Tusen hjertelig takk for oss. 

Fredrik: Tusen takk.

Takk for at du lærte med LØRN. Husk at du må registrere deg på LORN.tech for å få personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer.