Hei og velkommen til LØRN - 1500 lærings historier fra de beste fremtids tenkerne og skaperne. På LØRN.tech kan du lytte, se eller lese alt innhold gratis, men registrer deg for å få tilgang til personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer.

Tale Skjølsvik: Hei og velkommen til LØRN og denne serien vi lager samme MKI. Serein samler forskjellige samtaler innen tema fra NKI sine nettstudier og kurs. Jeg heter Tale Skjølsvik. I dag er jeg her sammen med Fredrik Steen Hagen som er student hos NKI og Julie Thue Lind som jobber som prosjektleder. Dere skal få presentere dere litt mer selv, og det vil jeg begynne med men den gang. Hvem er du Fredrik?  

Fredrik Steen Hagen: Yes! Jeg heter Fredrik, jeg er nylig blitt student på NKI. Tar prosjektleder skolen og jobber til daglig som prosjektansvarlig i Uno Form.

Tale: Hva gjør det når du ikke jobbe med prosjekter? Deltar i debatter kanskje? Kunne vi hørt noe om det? 

Fredrik: Ja, jeg er veldig glad i å være med i - det henger sammen med at jeg er veldig glad i quiz og veldig glad i gode diskusjoner, prater og samtaler. 

Tale: Da håper jeg vi får til en god diskusjon og prat her i dag også. Julie, du jobber i noe som heter Essa consulting og har jobbet mye med prosjektledelse. Kan du si noe om det?  

Julie Thue Lind : Ja. Mitt navn er Julie Thue Lind, jeg har et eget selskap som heter Essa Consulting som går på både business og management consulting, men med spesialisering i prosjektledelse innenfor de fleste områdene.

Tale: Kjempebra. Skal vi begynne med det viktigste da. Hva er egentlig et prosjekt? Har du lyst å si noe om det Fredrik?

Fredrik: Altså, det første jeg tenker på ved prosjekt er at det er flere deler. Det er flere involverte og mange ting som skal være avklart for å tydeliggjøre det og for å kunne levere noe bra. Så det henger sammen med at det er flere interessenter hvert fall som du skal ta hånd om.

Tale: Er det andre ting som er viktig Julie når vi snakker om prosjekter? 

Julie: Ja, jeg vil jo si at det som er veldig fint med et prosjekt, er det er en viss definert aktiviteter som skal gjennomføres innen en tid innen noen spesifikke personer. Så det er ikke Businesses as usual, men noe veldig definert som skal gjennomføres innen visse personer innen en tid med denne økonomien. Så er det en start og en slutt på et prosjekt som er noe jeg hvert fall synes er morsomt. Du kan være med på å definere det, men du kan også være med på å se at det faktisk er blitt fullført. 

Tale: Så det handler også noen ting om tid og resultater. At vi har noen begrensning i tid, og at hvis vi skal oppnå bestemte resultater. Og sånn som Fredrik sa, det er noen gruppe interessenter. Gjerne flere som er med. Har vi fått med de viktigste tingene ved et prosjekt da tenker dere? Har vi dekket det vi trenger? Fredrik?

Fredrik: Nå som jeg har både begynt å åpne bøkene litt og i forhold til jobben jeg gjør, så har jeg bare lært at tydelighet og god kommunikasjon er to veldig viktige faktorer når vi skal drive prosjektledelse.  

Tale: Kan dere si noe om noen av de prosjektene som dere har jobbet i? Fredrik, jeg vet du har erfaring fra flere type prosjekter. Kunne du sagt litt om en eller to av de?

Fredrik: Yes, der jeg jobber nå så selger jeg jo high-end kjøkken og er i en nyopprettet rolle hvor jeg driver å selger dette inn til prosjektmarkedet. Så det er jo både en litt tøff rolle pris messig, og der har jeg med byggentreprenører å høre, byggherrer, arkitekter, interiørarkitekter. I tillegg til leverandører og fabrikke rpå min side. Så det er veldig mange som skal følge opp og tilfredsstille både i forhold til budsjett, tid og kommunikasjon. 

Tale: Er det noen sånne helt spesifikke prosjekter du har lyst å fortelle mer om? Et prosjekt som gikk bra eller dårlig av det som du har opplevd så langt?

Fredrik: Vi kan begynne med det gode hvert fall. Det jeg er veldig fornøyd med er et veldig flott prosjekt som skal bygges i Balders gate der jeg har hatt veldig god kommunikasjon og hatt en veldig god humor og hatt det artig både med entrepenører, arkitekter og byggherre. Hadde en veldig fin opplevelse av det. Har gått veldig bra gjennomføringsmessig. Og noe har jo vært krøll på, men har vært tydelig og ærlig på de feilene man gjør eller de glippene man kommer over. 

Tale: Så litt humor og litt prøving og feiling er også noe som kan høre til prosjekter. Hva med deg Julie? Har du jobbet med noen prosjekter som du tenker kunne vært gode eksempler på godt gjennomførte eksempler eller prosjekter hvor det har vært litt utfordringer? 

Julie: Jeg vil jo si at et prosjekt alltid er utfordrende til en viss grad fordi vi jobber med mennesker, og vi alle er jo veldig forskjellige. Og det å skjønne og ha forståelse for hverandre og jobbe sammen som et team som oppnår et resultat sammen. Det er jo kanskje det mest krevende i et prosjekt. Å lede prosjektet som du sa Fredrik. Så jeg ville jo sagt at de mest vellykkede prosjektene er når du klarer å bygge teamet som sammen har lyst å oppnå et resultat. Hvor man ser hvilken benefit det også har for de som er med prosjektdeltakerne og se hvilken nytte prosjektet vil ha for dem i fremtiden.  

Tale: Så prosjektlederrollen er noe som også på en måte er en viktig del av et prosjekt. Har dere lyst å kommentere noe på det?

Fredrik: Du kan gjerne svare Julie.

Tale: Ja, begynn du Julie. 

Julie: Jeg tenker jo at uten en god prosjektleder så blir prosjektet aldri fullført. Det blir fullført til en viss grad, men det vil være såpass store endringer eller at det har avviket fra det opprinnelige prosjektmandatet. Om man har menneskene med seg eller ikke. Om man har fullført innen tiden, og innen gitt økonomi også videre. Det er ekstremt mange faktorer som man vil slite med hvis man ikke har en veldig tydelig og stram prosjektledelse. Så det vil jo si at prosjektsuksess ligger jo hovedsaklig på prosjektlederen uten tvil. Og da i form av ledelse. 

Tale: Hva med deg, Fredrik? Dette her med prosjektledelse. Hva tenker du om det? Hvordan arter det seg? Hvorfor er det viktig og så videre?

Fredrik: Nei, jeg vil jo si at det i den rollen jeg har nå, så står jeg jo som prosjektansvarlig og har egentlig ikke et fast team rundt meg. Men jeg har muligheten for å delegere oppgaver også videre. Så det ser jeg som at det å være en sterk leder der og være tydelig. Og det å delegere riktige oppgaver til riktige person i de du velger å ha med i teamet i forhold til det prosjektet du holder på med er utrolig viktig. For det gjør at jeg både kan få en kjappere prosess. Den kommer til å være mer tydelig og definert. Og lettere for å nå et bra resultat i forhold til hva den interesserte er ute etter. 

Tale: Så vi snakker litt om rammer både når gjelder tid og budsjett. Vi har snakket litt om prosjektleder. Vi har snakket om definisjonen på et prosjekt. Hva med disse fasene som er i prosjektet? Hvordan kan man tenker rundt det? Vi skal jo ha tre forskjellige episoder til hvor vi skal snakke om de ulike fasene i prosjektet. Oppstart, gjennomføring og avslutning oppfølging. Hva har du lyst å si om det Julie? Hvordan er disse fasene og hvordan man planlegger viktige prosjekter?

Julie: Jeg vil jo si at alle fasene er essensielle. Det er jo faser, og det betyr at en må igjennom alle. Jeg vil nok trekke frem - for meg er det hvertfall den viktigste fasen den planleggingen. Defineringen av rolle avklaringen for der bygger du fundamentet som du skal stå på, så du skal jeg planlegge for fremtiden. Hvis vi har gjort en god jobb der, så vil jo det resterende flyte bedre. Men igjen så kan jo ting skli ut fort. Så det gjelder å ha god kontroll på absolutt alle fasene. 

Tale: Hva med deg, Fredrik? Hvordan tenker du i forhold disse fasene i prosjektet? Hva er viktig, og hvordan tenker du rundt det når du skal inn i prosjektarbeid?

Fredrik: Jeg er jo helt enig med det Julie sier. Selvfølgelig er alle faser viktig,  men man må jo alltid begynne en plass når man starter et prosjekt og da ser jeg på dette med planlegging og rolleavklaring som utrolig viktig. Og det jeg alltid gjør hvis jeg kommer inn i et prosjekt er å gjøre god research på kunden og lære meg å kjenne kunden. Noe som gjør at jeg føler jeg kan gjøre en bedre jobb som prosjektleder i forhold til det jeg skal levere. 

Tale: Det er interessant dette med rolle, altså avklaring av kunden og hvem kunden er og hva som forventes i prosjektet. Hvordan skal man jobbe med forventningsstyring i prosjekter. Det blir jo viktig for å klare å levere. Har du hatt noen erfaring med det Julie? Som også er viktig i planleggingen.

Julie: Om jeg har erfaring? Jeg føler jeg har erfaring fra hvert eneste prosjekt jeg går inn i. Og hvis ikke den avklaringen mot partnerne, mot teammedlemmene er gjort helt fra starten av til hvem som hvem gjør hva innen hvilken tid. Hvilke aktiviteter? Hvilke tidsfrister? Så ser man det sklir ut fra starten av. Så jeg vil si at absolutt alle prosjektene jeg har vært inne i - hvis ikke den jobben er gjort godt nok fra starten av, så skal jeg love deg at prosjektet sklir ut. Og det er helt naturlig. Det gir mening når man ikke vet hva man kan forvente seg, så venter man på en beskjed da. Så det er helt naturlig også.  

Tale: Men ting kan jo skje, og ting kan endre seg. Det gjør de ofte i prosjekter. Hva gjør man da? Hvordan tenker man da, når liksom det kommer inn ting som man ikke hadde forventa? Du sa det Fredrik i sted, at det hadde skjedd ting underveis og at det var litt utfordrende. Hva gjør man og hvordan tenker man når man jobber med prosjekter?

Fredrik: Jeg har i hvert fall lært meg at man ikke skal verken skygge unna eller bli redd, liksom. Da handler det egentlig bare om å drive med god kommunikasjon. Så har jeg opplevd til tider når du har med flere å gjøre - for eksempel entreprenører og byggherrer. Du sitter å mailer med de, tar telefoner, ingen av de sitter i samme rom. Alle har sine meninger og budsjetter og hele greien. Og plutselig får du beskjed om at vi mangler fortsatt avklaring fra de og de, eller vi venter fortsatt på investeringen. Vi gjør ditt, vi gir datt. Så gjør dette at min prosess blir forsinket. Eller at entreprenørsiden og jeg er fornøyd med prisen og byggherren godtar ikke det. Også videre og videre. Og da tenker jeg at jeg har bare lært meg til å tørre å kommunisere i stedet for å tro også videre. Så tar jeg da kanskje direkte kontakt med byggherren og spør. I stedet for å bruke de mellomleddene så spør jeg bare direkte der. Hva er budsjettet du vil vi skal holde oss innenfor eller hva er dine tips til meg som du ønsker jeg skal følge for at denne prosessen skal bli enklere fra min side? Entreprenører bygg. Her er du sett av mailer, media telefoner. Ingen av de sitte i samme rom og eller sine. 

Tale: Så bra. Hva med deg Julie? Jeg vet at du tidligere har jobbet i oppstartsselskaper blant annet, hvor ting endrer seg fort og man får kanskje oppdrag på ganske kort varsel også videre. Hva gjør man når ting endrer seg? 

Julie: Det er jo å ta det på den mest naturlige approach måten som mulig. For det er jo helt naturlig at ting endrer seg. Hele verden er jo i endring hele tiden. Så det er ikke noe unntak i prosjekt, eller mennesker eller prosjektfaser eller aktiviteter. Så jeg tror at i prosjekt må man bare innse at at alt vil endre seg til en hvis grad. Og det er helt naturlig. Men så er det jo som du sier igjen dette med å kommunisere. Og tørre å ta ting og ikke tenke at noe er skummelt å ta opp eller at man blir usikker på selve kommunikasjonen, men at man har et mål med å løse det prosjektet best eller mest mulig sammen. Men da må man jo kommunisere også. Og ta alt fortløpende. Og endre kanskje veie eller ikke, men det finner man ut av sammen. 

Tale: Vi skal ha tre spennende samtaler til knyttet til planlegging, rolleavklaring og definering, koordinering og gjennomføring av prosjekter og rapportering av avslutning av prosjekter. Men fra denne podcasten, hva tenker dere at er det viktigste at lytteren ta med seg? Fredrik, Jeg har lyst å spørre deg først.

Fredrik: Det er litt nesten som jeg startet med å si. Jeg føler veldig den tydeligheten og kommunikasjonen er veldig, veldig viktig. Og i hvert fall i en startfase i et prosjekt. Da skal man være tydelig i forhold til oppgaver også videre i forhold til hvordan man delegerer til de i teamet sitt.

Tale: Tusen takk. Hva med deg, Julie?

Julie: Nei, jeg også tenker at man lærer mye i fra bøkene fra prosjektledelse. Men i bunn og grunn så tror jeg prosjektledelse - eller min erfaring går bare på å lede, være god med mennesker. Tydelig i kommunikasjonen. Litt strap struktur for å se at ting blir gjennomført. Men i bunn og grunn må man huske at man jobber med mennesker. Det er jo ledelse som er ekstremt viktig. 

Tale: Jeg syns vi hadde en veldig god menneskelig diskusjon her nå. Da gjenstår det bare for oss å takke herfra, og så håper vi at dere har lyst til å høre de neste tre episodene i denne serien. Tusen hjertelig takk til deg, Julie og deg Fredrik for at dere delte tanker rundt prosjekt og prosjektledelse med oss.

Takk for at du lærte med LØRN. Husk at du må registrere deg på LORN.tech for å få personaliserte læringsstier, sertifikater og mye mer.